Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

Содержание
  1. Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы
  2. Срок хранения личных заявлений работников
  3. Сроки хранения личных заявлений работников
  4. Документы об отпусках
  5. Срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении
  6. Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск
  7. Сроки хранения кадровых документов
  8. Законодательство
  9. Сроки хранения
  10. Условия для хранения
  11. Ответственность за нарушения хранения документации
  12. Заявления на прием и увольнение сколько хранить
  13. Заявление работников — как правильно хранить?
  14. Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  15. Личная карточка работника
  16. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
  17. Формирование приказов по личному составу
  18. Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению
  19. Чем регламентируется порядок их ведения
  20. Формирование личного дела сотрудника
  21. Что в нем должно быть
  22. Личная карточка сотрудника по форме Т-2
  23. Хранение
  24. Что делать с личными делами уволенных работников
  25. Порядок передачи в архив
  26. Какие есть нюансы
  27. Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника
  28. Сроки хранения документов
  29. Сроки хранения кадровых документов

Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы

Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

[3]

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить.

Срок хранения личных заявлений работников

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Сроки хранения личных заявлений работников

— крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел.

Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха.

Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

— заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п. 584, 699 Перечня),

— заявления, входящие в состав личного дела работника — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно — в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); — заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня);

— заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п.

Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные.
    К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Читайте так же:  Оформление декретного отпуска

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.

Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей.

Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений.

Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5.

Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

— государственные, муниципальные организации — 10 лет;

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Сроки хранения кадровых документов

Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.

Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Наименование документа Срок хранение 
Коллективные договорыдо ликвидации
Правила трудового распорядкадо ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельностидо ликвидации
Положения об аттестациидо ликвидации
Протоколы аттестационных комиссийпятнадцать лет
Положения о системах обучениядо ликвидации
Учётные журналы для трудовых книгпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документацияпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельностидо ликвидации
Учётные журналы документовдо ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверенийпять лет
Учётные книги приказоввсё время хранения этих приказов
Штатные расписанияпять лет
Отпускные графикиодин год
Трудовые договорысемьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные местасемьдесят пять лет
Трудовые книгипятьдесят лет
Личные карточкисемьдесят пять лет
Анкетысемьдесят пять лет
Личные деласемьдесят пять лет
Приказы о переводахсемьдесят пять лет
Приказы об увольненияхсемьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Табели рабочего временисемьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственностипять лет
Графики сменпять лет
Списки персонала, занятого вредным трудомсемьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию)пятьдесят лет
Инструкции по безопасностивсё время
Положения о защите персональных данныхдо ликвидации

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

Ответственность за нарушения хранения документации

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  • для лиц, занимающих руководящие должности до 500 рублей;
  • для остальных работников до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  • лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  • юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Заявления на прием и увольнение сколько хранить

Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #6[326122] 11 мая 2012, 12:03 ВетеранТруда писал(а): А при архивации личного дела выдергиваете приказы на отпуска, на ком-ки сотрудника?Зачем двойная работа? К тому же в личном деле ведется опись документов. Как таковые личные дела я не веду. У меня есть просто документы в хронологическом порядке для каждого сотрудника, где хранятся копии приказов. Я их не выдергиваю. И описей там у меня нет. А личные карточки хранятся как и полагается — отдельно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.

00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Заявление работников — как правильно хранить?

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Внимание

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела.

Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Хорошо, если вы их делаете на основании Постановлений, Приказов Правительства РФ, Президента, а если Вашему боссу приспичило, шоб стена была красно-зелено-желтая — ну фен-шуй у него так лег, или пятка чесалась правая, у любого приказа должно быть основание.

И какое может быть основание для красно-зелено-желтой стены? Я искренне не понимаю как у каждого приказа (особенно по ОД) может быть основание? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #13[326188] 11 мая 2012, 13:51 Angelok писал(а): Ольгуня писал(а): Не, ну все, че относится к приказам (основания — заявления, служебки, объяснительные и пр.) должно храниться столько же, сколько сами приказы. Иначе, как доказать правомочность ваших приказов.

Личная карточка работника

Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

  • Темы:
  • Приказы
  • Заявления
  • Хранение документов
  • Отпуск без сохранения заработной платы

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.

платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все о хранении кадровых документов 2021 вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков (Москва)

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации .

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Срок хранения заявлений работников в отделе кадров

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранения

документов

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

б) работников

Постоянно

75 лет ЭПК*

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,

не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе

временных работников)

75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

не принятых на работу

1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Советы юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: