Приказ о должной осмотрительности образец

Содержание
  1. Финансовый супермаркет ЭТП ГПБ
  2. Что такое должная осмотрительность
  3. Шесть принципов проявления должной осмотрительности при выборе контрагента в 2021 году
  4. Образец приказ о должной осмотрительности по контрагентам
  5. Регламент проверки контрагентов, образец
  6. Раздел II Регламента по соблюдению должной осмотрительности
  7. Скачайте себе образец Регламента по соблюдению должной осмотрительности
  8. Регламент проверки контрагентов (примерная форма)
  9. Должная осмотрительность: алгоритм действий
  10. Что такое должная осмотрительность и обязательно ли её проявлять
  11. Признаки недобросовестного контрагента
  12. Порядок проверки контрагентов
  13. Алгоритм проявления должной осмотрительности
  14. Регламент проверки контрагентов, образец | Группа Компаний Москворецкий Дом Аудита
  15. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  16. 2. СБОР И ФИКСАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ
  17. 3. ДАЧА РЕКОМЕНДАЦИЙ
  18. Карточка проверки контрагента
  19. Документ, который закрывает все вопросы по должной осмотрительности
  20. Грамотный Регламент проверки контрагентов — вот что вам нужно, чтобы инспекция не придиралась к должной осмотрительности
  21. Что должно быть прописано в Регламенте проверки контрагентов?
  22. Что конкретно надо сделать, чтобы проверить контрагента и как оформить эту проверку?
  23. Как получить нужную для проверки информацию?
  24. Выводы
  25. Понравиласьстатья? Делитесь с друзьями, ставьте лайк и подписывайтесь наканал, чтобы не пропустить новые статьи!

Финансовый супермаркет ЭТП ГПБ

Приказ о должной осмотрительности образец

Закупки

Принципы должной осмотрительности при выборе контрагента можно закрепить внутренним документом компании. В нем нужно прописать, что такое должная осмотрительность при заключении договоров, как ее проявить, как доказать и какие документы затребовать у контрагентов в 2021 году.

Компании обязаны соблюдать принципы должной осмотрительности при выборе контрагента в своей закупочной деятельности – досконально проверять каждого контрагента. Иначе налоговики могут исключить расходы из состава учитываемых при определении налогооблагаемой прибыли, а НДС не примут к зачету.

Внедрить принципы должной осмотрительности помогает внутрикорпоративный регламент. По пунктам разберемся, что следует учитывать в этом документе и как применять его на практике.

Что такое должная осмотрительность

Понятие «должная осмотрительность» появилось в 2006 году в постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиками налоговой выгоды».  Но в последние два года ситуация ужесточилась.

Во время выездных проверок налоговики стали исключать те или иные расходы из состава учитываемых при определении налогооблагаемой прибыли, а НДС не принимают к зачету. Причина – налогоплательщик не применил к контрагенту процедуру должной осмотрительности.

Суды, в свою очередь, теперь отметают даже такие, казалось бы, веские аргументы в защиту налогоплательщика:

  • «в Гражданском и Налоговом кодексах нет закрепленного понятия «должная осмотрительность»;
  • «условия сделки нас устроили, оплата была по факту, ИНН  был, счет в банке открыт, учредительные документы запросили.  Так что рисков для нас не было, и проверять нечего».
Пример:Постановление Арбитражного суда Поволжского округа №Ф06-24684/2015 от 26.06.2014 года указывает на то, что все данные, запрашиваемые для заключения договора, всего лишь свидетельствуют о факте регистрации юридического лица в порядке, установленном законом, но никоим образом не указывают на то, что расходы по сделке могут быть признаны. Регистрация в России несложная процедура. А значит, налогоплательщик должен оценивать не только условия сделки и риск неисполнения обязательств, но и деловую репутацию контрагента, наличие у него ресурсной базы.

Внедрить в компании принципы должной осмотрительности помогает внутрикорпоративный регламент проверки контрагентов, закрепленный приказом руководителя. В нем надо указать:

  • принципы и процедуры, которые применяются,  чтобы проявить должную осмотрительность в закупочной деятельности при заключении договоров в 2021 году;
  • сотрудников компании, в обязанности которых входит проверка контрагентов (сотрудники службы безопасности, юристы, финансисты, бухгалтеры).
Обратите внимание!На каждого крупного контрагента необходимо завести папку-досье, где будет собрана вся информация о нем.

При разработке регламента рекомендую изучить письмо ФНС России № ЕД-4-3/20268, которое служба выпустила 30 ноября 2012 года. Взяв его за основу, по пунктам разберемся, что следует учитывать в этом документе, как досконально проверить контрагентов, проявив, тем самым, должную осмотрительность.

Шесть принципов проявления должной осмотрительности при выборе контрагента в 2021 году

Принцип 1. Запросите сведения из ЕГРЮЛ. Сведения из ЕГРЮЛ о государственной регистрации потенциального контрагента помогут увидеть:

  • ИНН;
  • ОГРН;
  • юридический адрес;
  • фамилии учредителей и руководителей;
  • коды по видам деятельности.

Запросить выписку из ЕГРЮЛ можно двумя способами:

  1. Бесплатно через сайт  Федеральной налоговой службы. Это будет электронная выписка. Однако есть одно «но». Начиная с 2021 года, налоговые инспекторы ставят в ЕГРЮЛ специальную отметку, когда получают информацию о том, что какие-либо данные компании недостоверны (фиктивные учредители, адреса и т.п.). Но в электронной выписке сейчас нет раздела «Дополнительные сведения» – именно в нем находятся отметки подобного рода (письмо ФНС России от 02.09.2021 № ЕД-3-14/4045@).
  2. Письменный запрос в налоговую инспекцию. Стоимость услуги 200 руб. Выписка будет на бумажном носителе.

Подать запрос можно в любую налоговую инспекцию. Но необходимо учесть следующие моменты:

  • запрос подается в произвольной форме либо лично руководителем организации, либо по почте заказным письмом. В нем обязательно надо указать все реквизиты той компании,  информация по которой запрашивается: наименование, ИНН, ОГРН. Также надо перечислить всю информацию о вашей компании, включая контактные телефоны и адрес электронной почты;
  • перед подачей запроса необходимо оплатить услугу (200 руб.) и к заявлению приложить подтверждающий оплату документ;
  • ответ (выписка) будет предоставлен по почте или, если такой порядок указан в поданном запросе, лично руководителю организации или иному лицу по доверенности. Срок получения информации – в течение пяти рабочих дней от даты подачи запроса. Или в ускоренном порядке – на следующий рабочий день (стоимость услуги выше – 400 руб.).

Принцип 2. Получите у контрагента информацию о его деятельности. Уточните, есть ли у контрагента действующий банковский счет. Запросите у него сведения о среднесписочной численности для того, чтобы оценить наличие трудового ресурса, необходимого для выполнения условий по сделке. Также получите копии:

  • свидетельства о государственной регистрации предприятия;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • устава организации;
  • решения о назначении (избрании) руководителя организации, плюс, второй и третьей страниц его паспорта (в том числе, для проверки на сайте Федеральной миграционной службы) с целью проверки его полномочий.

Проследите, чтобы все документы были заверены должным образом – печатью и подписями уполномоченных лиц. В противном случае суд может не принять их в качестве доказательств проявленной вами должной осмотрительности.

Принцип 3. Проверьте контрагента и его должностных лиц. Перечислю наиболее информативные и полезные базы:

  • сайт Высшего арбитражного суда России – поиск возможных исков и вынесенных решений, картотека арбитражных дел и банк решений;
  • реестр недобросовестных поставщиков – его ведет ФАС России;
  • единый федеральный реестр сведений о банкротстве;
  • реестр дисквалифицированных лиц;
  • сведения о юридических лицах, у которых есть задолженность по налогам, либо которые не предоставляют отчетность в ФНС – сервис работает в тестовом режиме;
  • сайт Федеральной службы судебных приставов – банк данных исполнительных производств;
  • сервис ФНС по проверке контрагента – пока работает в тестовом режиме, позволяет проверить идентификационные реквизиты ИП и юридических лиц;
  • сайт Федеральной миграционной службы – тут можно проверить паспорт интересующего лица, так как либо компания может быть зарегистрирована на поддельный паспорт, либо таковым  является паспорт сотрудника, уполномоченного подписывать документы по сделке.
  • сайт системы по аналитике закупок и проверки контрагентов Trade Inspect.ru – тут можно получить отчет в формате PDF, в котором содержатся данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, арбитражные дела, сведения о банкротстве, долги фирмы по данным судебных приставов, адреса массовых регистраций и многое другое.
Обратите внимание!Все распечатки/скриншоты страниц следует заверить подписями и печатями и указать даты запроса информации.

Принцип 4. Проанализируйте бухгалтерскую и налоговую отчетность контрагента. Копии налоговых деклараций по НДС необходимы за последний отчетный период. Целесообразность такого запроса подтверждена Постановлением Президиума ВАС РФ № 181062/09 от 20.04.2010 касательно дела А11-1066/2009.

Бухгалтерская отчетность нужна за последний закрытый отчетный год. Ее можно получить через такие системы, как СПАКР-Интерфакс или Контур. Только учитывайте, что отчетность за завершившийся финансовый год загружается туда с опозданием – приблизительно через 9 месяцев после окончания года.

На основе бухгалтерской отчетности контрагента можно провести анализ финансового состояния  компании – просчитать коэффициенты ликвидности, обеспеченности, оценить рентабельность бизнеса.

Также обратите внимание:

  • на объем уставного капитала – вряд ли у серьезной компании может быть уставный капитал в размере 10 000 рублей;
  • на объем собственного капитала – если вся прибыль выводится через дивиденды и не реинстивируется в бизнес, то это подход, нехарактерный для нормальной компании;
  • сопоставима ли прежняя деловая активность контрагента с результатами текущей сделки.
Пример: Отчетность говорит о том, что на конец прошлого года на балансе у контрагента было товара на 100 000 руб. Товарооборот за год, согласно отчету о прибылях и убытках, составил 800 000 руб. Чистая прибыль – 1000 руб. Следовательно, рентабельность по чистой прибыли 0,12%. Сейчас же контрагент собирается поставить товар сразу на 10 000 000 рублей. Вывод: столь резкий рост выглядит сомнительным.

Принцип 5. Фиксируйте историю взаимоотношений с контрагентом. Помимо всей вышеперечисленной информации собирайте следующие документы:

  • визитные карточки (или их сканы) всех сотрудников контрагента, с кем было общение. Желательно, не только генерального директора, а конкретных специалистов – закупщиков, логистов и т.д.;
  • копии электронной переписки с представителями контрагента, где обсуждаются какие-то вопросы касаемо сделки или назначаются переговоры.
Обратите внимание!Обратите внимание на тот электронный ящик, с которого ведет переписку контрагент. Вряд ли серьезный  контрагент будет отправлять деловые письма и коммерческие предложения с почтовых ящиков не своего сервера, а mail.ru, yandex.ru, gmail.com и т.д.
  • краткие резюме встреч;
  • скриншоты страниц сайта контрагента. Эту информацию стоит обновлять, и поэтому необходимо, чтобы на скриншотах были видны даты;
  • фотографии офиса/склада контрагента. На фотографиях желательны даты сьемки;
  • фотографии с сотрудниками контрагента, например, сделанные во время переговоров/совместных конференций;
  • пресс-релизы, буклеты и иные рекламные материалы контрагента;
  • информация из СМИ (статьи, исследования и т.п.), где упоминается контрагент;
  • копии авансовых отчетов, если они относятся к встречам с контрагентом.

Принцип 6. Сформулируйте дополнительные выгоды от сотрудничества  с контрагентом. Зафиксируйте в виде некой аналитической записки те дополнительные преимущества, которые возникают в ходе сотрудничества с контрагентом.

Пример: В качестве дополнительных выгод могут выступать:
  • рассрочка платежа (ссылка на пункт договора и расчет экономии на процентах по заемному капиталу, который не придется привлекать, так как есть беспроцентная рассрочка);
  • отсутствие пеней/штрафов за просрочку платежа.

Как свидетельствует судебная практика, такие аргументы могут быть приняты судами:

К сожалению, нельзя оправдаться (именно такой термин тут уместен) только привлекательностью сделки. Хотя, казалось бы, это логично.

Ведь если та или иная сделка будут совершенны на более выгодных условиях, и государство, и компания не окажутся «в накладе».

Но, увы, сейчас обязанность налогоплательщика заключается не только в оценке коммерческой выгоды потенциальной сделки, но и в оценке контрагента по вышеперечисленному алгоритму.

Образец приказ о должной осмотрительности по контрагентам

Приказ о должной осмотрительности образец

Они только могут попытаться доказать, что о неправомерной деятельности контрагента им было неизвестно и при взаимодействии с ним была проявлена должная осмотрительность. Далее в статье будет раскрыта проблема должной осмотрительности в свете эволюции методов контроля уплаты НДС.

См., в частности: п. 2.1 Концепции развития гражданского законодательства Российской Федерации (одобрена решением Совета при Президенте РФ по кодификации и совершенствованию гражданского законодательства от 07.10.2009).
Масштабы «уклонений» (потерь бюджета) поражают воображение.

Поэтому попытки госструктур воспрепятствовать этому явлению вполне понятны и объяснимы. Между тем нередко проводимая, в частности ФНС, борьба с «однодневками» становится головной болью для законопослушных налогоплательщиков.

Именно на них налоговые органы фактически перекладывают дополнительную обязанность по проверке партнеров по бизнесу.

Регламент проверки контрагентов, образец

Оформленное в виде презентации. Гарантийное и пр. Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации. Рекомендации Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами: Потребуется ли от контрагента ответ.

Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние — восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац. Составные части Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать.

Перечень документов для заключения договора поможет проявить должную осмотрительность при выборе контрагента и защититься от ряда предпринимательских рисков. Рассмотрим в настоящей статье, какие именно документы следует запросить у контрагента и какие риски это поможет предотвратить.

К сожалению, очень часто контрагент, который казался на первый взгляд надёжным и ответственным, признаётся налоговыми органами недобросовестным. Сотрудничество с таким партнёром может сильно ударить по бюджету предприятия.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати.

Что нужно сделать, какие документы запросить у контрагента и как сформировать такое досье, чтобы в случае претензий со стороны налогового органа или судебного разбирательства доказать проявление такой осмотрительности.

Раздел II Регламента по соблюдению должной осмотрительности

Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности. ПОЛОЖЕНИЕ о проверке контрагентов при заключении договоров 1.

Под фирмой-«однодневкой» в самом общем смысле понимается юридическое лицо, не обладающее фактической самостоятельностью, созданное без цели ведения предпринимательской деятельности, как правило не представляющее налоговую отчетность, зарегистрированное по адресу массовой регистрации и т.д.

Несмотря на то что процесс выявления фирм-«однодневок» поставлен на поток, возмещение НДС зависит от проявления должной осмотрительности, а не от группы налогового риска контрагента.

Советуем не собирать всю информацию по всем, а вычеркнуть, например, разовых поставщиков или подрядчиков. Установить (приказом по компании, к примеру) какую-ту минимальную суму сделки, по которой вы будете собирать досье на контрагента и так далее. Например, наверное, не следует настаивать на предоставлении всех вышеперечисленных документов у Газпрома.

Скачайте себе образец Регламента по соблюдению должной осмотрительности

Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.

На практике можно выделить 2 основных подхода к подготовке письма в ИФНС о должной осмотрительности: На контрагента своими силами собран пакет документов и сведений. В письме для налоговой идёт его лаконичное или подробное описание. Сам контрагент предъявляет другой стороне заявление (письмо) о своей добросовестности.

Данные фирмы могут казаться добросовестными контрагентами, легендируя свою деятельность, но они не могут уплатить причитающийся НДС в бюджет, иначе потеряют источник для обналичивания средств.

Контрагент подтвердил, что он своевременно и в полном объеме выполняет все установленные действующим налоговым законодательством Российской Федерации обязанности налогоплательщика и что в отношении Контрагента не инициирована процедура банкротства и Контрагент не находится в стадии ликвидации или реорганизации.

Регламент проверки контрагентов (примерная форма)

Документы запрашиваются в копиях, заверенных подписью руководителя контрагента и печатью. Подшиваются в папку (заведите стандартную папку «Контрагенты», с разбивкой по каждому) и хранятся в течение 4-5 лет (как и бухгалтерские и налоговые документы).

Однако получения выписки из ЕГРЮЛ недостаточно для подтверждения проявления вашей «должной осмотрительности», так как при выборе контрагента следует учитывать совокупность критериев оценки налоговых рисков, которые могут быть связаны с его деятельностью.

Налогоплательщик, обладающий признаками организации, используемой для получения необоснованной налоговой выгоды, в том числе третьими лицами.

Должная осмотрительность: алгоритм действий

Приказ о должной осмотрительности образец

Должная осмотрительность при выборе контрагента. Что нужно учесть при выборе и проверке контрагента, чтобы обезопасить себя? Как доказать, что налогоплательщик проявил должную осмотрительность и осторожность? Рассмотрим в статье.

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Что такое должная осмотрительность и обязательно ли её проявлять

Понятие «должная осмотрительность» законодательство не содержит. Но по общему определению непроявление должной осмотрительности значит, что компания работает с недобросовестными контрагентами. Такое понятие законодательно тоже не закреплено, однако последствия всё равно могут быть.

Если компания не проявила должную осмотрительность, налоговики доначисляют налоги. В первую очередь, будут начислены: входящий НДС, который был принят к возмещению из бюджета и налог на прибыль.

Так как документы, которые были получены компанией от поставщиков, позволили уменьшить расходы, компания не доплатила налог на прибыль, заплатила меньше НДС. Налоговики видят, что возможно есть какие-то сомнительные сделки, и доначисляют налоги.

Как избежать таких ситуаций рассмотрим в статье.

Должная осмотрительность — это комплекс мероприятий, который направлен на проявление необходимых действий со стороны нашей компании по выбору контрагента. Компания самостоятельно определяет зону ответственности, риски, которые необходимо оценить, когда выбирается новый контрагент. Например, вы решили закупить товары.

Прежде чем закупить эти товары, вы должны исследовать рынок, посмотреть у кого товары дешевле, выбрать наиболее подходящий вариант, который соответствует вашей деятельности и после закупки данного товара мы принимаем НДС к вычету. Если компания работает на общем режиме, то вы можете свою прибыль тоже уменьшить, — доходы минус расходы, а расходы есть ни что иное, как купленное сырье.

Каким же образом вы можете проявить должную осмотрительность?

Должная осмотрительность — это всего на всего один из способов проверки контрагента. Весь комплекс мероприятий организация должна разработать самостоятельно.

Интересное письмо выпустила налоговая служба совсем недавно. Его реквизиты: Письмо ФНС от 28.12.2021 № ЕД-4-2/26807.

В нем указано, что при проведении налоговых проверок сотрудники ИФНС не должны использовать понятия, сформулированные в Постановлении Пленума ВАС от 12.10.

2006 № 53 года и судебной практике, сложившейся до 19.08.2021 года. К таким понятиям, в частности, относится  «должная осмотрительность».

Помимо понятия «должная осмотрительность», в августе 2021 года появилось ещё одно понятие. Оно связано с тем, что в НК РФ была добавлена новая статья 54.1 НК РФ о необоснованной налоговой выгоде.

Компания не проявляет должную осмотрительность, соответственно она получает необоснованную налоговую выгоду. Ст. 54.1 НК РФ не отменяет обязанность проявлять должную осмотрительность.

Более того, сделка осуществлена для получения необоснованной налоговой выгоды, если налоговики могут доказать, что компания не проявила должную осмотрительность.

Что ещё подразумевается под необоснованной налоговой выгодой:

  • отсутствие реальности сделки;
  • если налоговиками будет доказана взаимозависимость контрагентов (главное, чтобы цены были не ниже рыночных);
  • если контрагент, который осуществляет сделку с вашим поставщиком понимает, что его действия направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.

Признаки недобросовестного контрагента

Признак Характеристика
Действующая фирма Если фирма действующая, то вопросов нет. Если не действующая, то никаких сделок с такой фирмой быть не можетНет данных в ЕГРЮЛ
Неуплата налогов Если контрагент имеет задолженности перед бюджетом — это первый признак, который свидетельствует о том, что возможно договор заключать не нужно. Либо нужно уточнить по каким причинам образовалась задолженностьЕсть долги перед бюджетом
Нет деятельностиНет отчетности, признаки «однодневки», номинальный директор у фирмы
Деньги Это говорит о том, что основной вид деятельности данной организации сводится к транзактным платежам, то есть платежам, которые приходят и сразу же уходят. Денежные средства не задерживаются на расчетном счете фирмы и основная цель этой деятельности является получение и вывод денежных средствТранзитный характер
Реклама Есть ли какая-то информация о вашем контрагенте в интернете, в СМИ. Если у компании нет сайта, нет рекламы, то у налоговиков возникает вопрос как же вы узнали об этой компанииНет сайта, объявлений, отзывов
Адрес Если поставщик зарегистрирован по адресу массовой регистрацииМассовая регистрация
Условия договора Для того, чтобы выполнить условия договора компания работает себе в убытокОбременительные
СудыНаличие дел в картотеке
Ресурсы компании К примеру, если вы заключаете договор на производство строительных работ, то у этой компании должен быть штат строителейНет активов и сотрудников

Порядок проверки контрагентов

В первую очередь проверяется контрагент по открытым источникам. Перед тем, как заключить договор вы должны проверить контрагента. Вы смотрите какие отзывы пишут покупатели, которые уже закупали у данного поставщика активы или услуги, смотрите сколько было судебных дел.

Вы должны запросить у контрагента следующие документы:

  1. Карточка реквизитов.
  2. Пакет документов в зависимости от вида контрагента
Иностранная Русская ИП
Документы, подтверждающие правовой статус (Устав)Учредительные документы (Устав, ОГРН + листы записи, ИНН)Документы госрегистрации (Свидетельство, лист записи)
Документы, подтверждающие полномочия подписантаДокументы, подтверждающие полномочия подписантаДокументы, подтверждающие личность подписанта
Выписка из торгового реестра страны иностранной компанииВыписка из ЕГРЮЛ, лицензии и др.Выписка из ЕГРИП

Алгоритм проявления должной осмотрительности

Шаг 1. Необходимо разработать положение о договорной работе. Скачать подробную схему согласования договора.

Шаг 2. Необходимо разработать регламент по соблюдению должной осмотрительности.

Шаг 3. Прописать в должностные инструкции работников ответственность при не проявлении должной осмотрительности при выборе контрагентов. К примеру, можно включить такие формулировки:

Сотрудник обязан проверить, чтобы наименование продавца и покупателя обязательно соответствовали учредительным документам. При обнаружении ошибки в наименовании продавца или покупателя документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Сотрудник обязан проверить наименование товара, которое должно соответствовать договору поставки, наименование работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг. При обнаружении несоответствия в наименовании товаров (работ, услуг) документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Сотрудник обязан проверить сумму НДС и цену товара с учетом НДС. При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Шаг 4. Запросить письмом у контрагента необходимые документы перед заключением договора (Устав, ОГРН, ИНН, налоговая декларация по НДС, по налогу на прибыль).

Шаг 5. Составить карточку налоговой безопасности.

Статья написана по материалам Александра Пятинского

Регламент проверки контрагентов, образец | Группа Компаний Москворецкий Дом Аудита

Приказ о должной осмотрительности образец

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ!

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «Предусмотрительное»

_____________/__________/

(в редакции от «____» __________201__ г.)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок проверки потенциального контрагента ООО «Предусмотрительное» (далее – Организация).

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации и является обязательным к исполнению должной осмотрительности при выборе и проверке контрагентов для заключения планируемых сделок (договоров) в целях снижения хозяйственных, налоговых рисков.

1.3. Лицом, ответственным за проведение проверки контрагентов, является ________________________________ (Ф.И.О., должность).

1.4. Уполномоченное лицо осуществляет проверку контрагентов на основании письменных запросов путем вручения непосредственно адресату (или: по почте заказным письмом по адресу: ____________________________________ (или: по адресу электронной почты контрагента).

1.5. Требования данного Регламента обязательны для всех сотрудников Организации, занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для сотрудников, ответственных за проверку контрагентов.

1.6. Объем запрашиваемой информации при проверке контрагента зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка и от принятого решения в целях исполнения Уполномоченным лицом настоящего Регламента.

1.7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

– высокорисковые;

– среднерисковые;

– низкорисковые.

К высокорисковым сделкам относятся:

– договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн. руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;

– договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн. руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

– договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;

– договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;

– договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;

– любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;

– любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности, представление отсрочки платежа на длительный срок, поставка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

– с общеизвестными российскими и иностранными компаниями; — градообразующими предприятиями;

– государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями.

Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника — комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т. п., она не является низкорисковой.

Категория, в которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

1.8. Принципы настоящего Регламента позволяют снизить вероятность заключения сделок с недобросовестными контрагентами и проявить должную осмотрительность.

2. СБОР И ФИКСАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

2.1. Проверке подвергаются контрагенты по всем сделкам Организации.

2.2. Сбор информации осуществляется в объеме в соответствии с определением категории сделки в зависимости от степени риска.

Категория сделки заносится в лист согласования заключаемой сделки и в отчет о проверке контрагента.

2.3. Уполномоченное лицо осуществляет сбор следующих сведений:

– основные сведения об организации;

– выписка из ЕГРЮЛ;

– размер уставного капитала;

– виды деятельности;

– сведения ЕГРЮЛ;

– сведения о реорганизации;

– сайт организации;

– сведения о нахождении в федеральном реестре недобросовестных поставщиков;

– сведения о банкротстве;

– сведения о предоставлении отчетности в налоговый орган;

– сведения об участии в судебных процессах;

– сведения об исполнительных производствах;

– сведения об аффилированных лицах;

– сведения об имуществе;

2.4.

Поиск данных сведений Уполномоченное лицо осуществляет в любых общедоступных источниках путем направления письменных запросов в различные инстанции и любыми другими способами, не нарушающими законодательство Российской Федерации, с учетом алгоритма действий при выборе контрагента для обоснования Организацией проявления должной осмотрительности в целях избежания разногласий с налоговыми органами (Письмо ФНС России от 05.06.2021 N ЕД-4-15/10588).

2.5. Сбор данных осуществляется также путем направления запросов непосредственно потенциальному контрагенту.

2.6. Все сведения фиксируются в карточке проверки контрагента (Приложение № 1) к настоящему Регламенту.

3. ДАЧА РЕКОМЕНДАЦИЙ

3.1. После завершения сбора и фиксирования в карточке о проверке контрагента сведений Уполномоченное лицо анализирует их и дает рекомендации в виде письменного заключения относительно надежности контрагента, сроков заключения и длительности действия договоров с ними, каких-либо особенностей заключения сделок с ними.

Карточка проверки контрагента

ПоказательРезультат проверки
Наименование контрагентаООО «_________»
Сделка (договор), которую планируется заключить с контрагентом
Сумма сделки
Категория заключаемой сделки (согласно регламенту)
Для низкорисковых сделок:
Реквизиты контрагента на сайте ФНС России(сайт nalog.ru):ИННКППОГРНдата регистрации юридического лицаюридический адрес
ФИО руководителя контрагента и его должность
ФИО уполномоченного представителя контрагента и реквизиты его доверенности (если договор будет подписывать не генеральный директор контрагента)
Адрес сайта контрагента в интернете и дата его последнего обновления
Совпадают ли реквизиты, указанные на сайте ФНС России, с реквизитами, представленными контрагентом(указать, какие реквизиты не совпадают и вчем расхождение)
Совпадают ли реквизиты, указанные на сайте ФНС России, с реквизитами на сайте контрагента (указать, какие реквизиты несовпадают и в чем расхождение)
Для среднерисковых сделок (дополнительно):
Наличие выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и дата, на которую она составлена
Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, со сведениями, представленными контрагентом(указать, какие реквизиты не совпадают и вчем расхождение)
Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, со сведениями на сайте ФНС России(указать, какие реквизиты не совпадают и вчем расхождение)
Есть ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, которую контрагент обязуется осуществлять по условиям договора
Необходима ли контрагенту лицензия, специальное разрешение на ведение деятельности или членство в СРО
Для высокорисковых сделок (дополнительно ко всему вышеперечисленному):
Не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации (по данным, указанным на сайте ФНС России)
Не является ли руководитель контрагента дисквалифицированным лицом (по данным, указанным на сайте ФНС России)
Не планируется ли исключение контрагента из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов как недействующего юридического лица (по данным, указанным на сайте ФНС России)
Не принимал ли контрагент решение о ликвидации или реорганизации (по данным, указанным на сайте ФНС России)
Не числится ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков
Представляет отчетность в ИФНС
Результат поиска и анализа информации о контрагенте в интернете
Результат поиска и анализа судебной практики по контрагенту
Выступает в суде:
– как истец
– как ответчик
Исполнительные производства
Судом установлено, что лица, указанные в ЕГРЮЛ, не могли быть участниками организации или руководить ею

Решение лица, ответственного за проведение проверки контрагентов:

по итогам проведенной проверки риск работы с ООО «______» признан _____________ (высоким, средним, низким).

Должность ___________________/_______________/

«___» ____________ 2021 года

Документ, который закрывает все вопросы по должной осмотрительности

Приказ о должной осмотрительности образец

Бизнесмены в России уже привыкли, что при выборе контрагентов нужно проявлять должную осмотрительность — то есть заранее проверить, может ли контрагент исполнить свои обязательства по договору. Но в первуюочередь проверять контрагента приходится для налоговой, чтобы она не объявила его фиктивным и не убрала входящий НДС и расходы.

Но что на практике нужно сделать, чтобы получить информацию о контрагенте? Какими документами оформить проявление должной осмотрительности? 

Грамотный Регламент проверки контрагентов — вот что вам нужно, чтобы инспекция не придиралась к должной осмотрительности

Когда налоговая вызывает директора на беседу или допрос, инспектор всегда спрашивает «Как вы проверяли своих контрагентов?» и задаёт массу уточняющих вопросов. 

На практике, если у вас в компании не внедрен Регламент проверки контрагентов, инспекция всегда может заявить (и, скорее всего, заявит), что предпринятые меры по проверке контрагентов были недостаточными и неполными, как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов. 

Инспекции придётся согласиться с тем, что вы проявили должную осмотрительность, только если у вас утвержден Регламент проверки контрагентов, и ответственные за его исполнение сотрудники и отделы проверили контрагентов по всем пунктам, которые указаны в Регламенте. 

Что должно быть прописано в Регламенте проверки контрагентов?

Регламент проверки контрагентов — это документ, который утверждается решением общего собрания участников компании. Цель Регламента — не допустить заключения договоров с ненадежными компаниями. 

В Регламенте должны быть: 

  • упорядочена и расписана работа по проверке контрагентов;
  • определены критерии благонадежности контрагентов;
  • определены конкретные мероприятия по проверке контрагентов;
  • установлены требования и условия начала работы с контрагентом;
  • прописана ответственность сотрудников компании за нарушение Регламента.

Умно составленный Регламент выбора контрагентов грамотно «размывает» ответственность за их выбор между разными службами и сотрудниками компании. А значит, директор фирмы может не нести ответственность за выбор контрагента, даже если он оказался ненадежным. 

Что конкретно надо сделать, чтобы проверить контрагента и как оформить эту проверку?

Мы советует проверять контрагентов по 18-ти пунктам, которые должны быть изложены в Приложении к Регламенту. Что это за пункты? Например, нужно:

  • запросить у контрагента копии заверенных учредительных документов;
  • получить сведения из «Прозрачного бизнеса»
  • сравнить список физлиц-массовых директоров со списком учредителей контрагентов и т.д.

Как определить наиболее надёжного контрагента? Если по определённому пункту у него все хорошо (директор не номинал, адрес реальный и т.д.), то по этому пункту контрагент получает 0 баллов.

После того, как получена информация по всем 18-ти пунктам, нужно посчитать, сколько в сумме баллов набрал контрагент. Если много — работать с ним нельзя, он высокорисковый. Но здесь есть момент. 

Что, если других претендентов на сотрудничество нет? В таком случае мы предлагаем прописать в Регламенте, что 

работа с высокорискованным контрагентом возможна только на основании решения Комиссии, принятого не менее чем двумя третями ее членов, присутствующих на заседании Комиссии, и оформляется соответствующим протоколом. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствующим и секретарем Комиссии.

То есть опять же директор компании выведен из-под удара — не он принимал решение о работе с этим контрагентом, а Комиссия. Значит, директор ответственности за выбор не несет.

Как получить нужную для проверки информацию?

Очень просто. Вы можете получить информацию:

  • от самого контрагента (устав, решение о создании компании);
  • из ЕГРЮЛ;
  • с помощью сервисов самой налоговой («Прозрачный бизнес», например, или сведения из реестра дисквалифицированных лиц).

Устав, решение и выписки у вас должны остаться в «бумажном» виде, а чтобы зафиксировать информацию, которую предоставляют сервисы налоговой, достаточно сделать скриншот экрана монитора, распечатать его и заверить подписью сотрудника, проводившего проверку. Также укажите дату создания скриншота. 

Выводы

Если в вашей компании не внедрён Регламент проверки контрагентов, то как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов, инспекция может обвинить вас в том, что вы проверили их недостаточно. А значит, не проявили должную осмотрительность. 

Процедуры получения информации, определения рисков, сбора и фиксации сведений о контрагенте должны быть прописаны в соответствующем Регламенте. Верно составленный Регламент возлагает ответственность за получение информации о контрагентах на различные службы и сотрудников компании, выводя таким образом руководителя компании из зоны ответственности. 

Понравиласьстатья? Делитесь с друзьями, ставьте лайк и подписывайтесь наканал, чтобы не пропустить новые статьи!

Советы юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: