План вступления в должность

Содержание
  1. 4 шага начинающего руководителя
  2. 1. Войди в контекст
  3. 2. Разработай план действий
  4. 3. Раздай задачи подчиненным
  5. 4. Запусти цикл контроля и оптимизации
  6. План ввода в должность нового сотрудника
  7. Должность куратора _________________________________________________
  8. План работы и первые шаги руководителя на новом месте
  9. Первые шаги руководителя на новом месте
  10. С чего начать написание плана работы нового руководителя
  11. Перед составлением плана нужно вникнуть в бизнес-процессы
  12. Запланированное не должно быть локальным
  13. Первые 100 дней и план
  14. Структура плана
  15. Итоги
  16. Введение в должность новых сотрудников
  17. Инструкция по введению в должность новых сотрудников
  18. I этап (первая неделя) – подготовительная фаза
  19. II этап (вторая неделя) – начальный период
  20. III этап (третья и четвертая недели) – период приспособления
  21. IV этап (пятая неделя) – завершение периода введения в должность
  22. V этап
  23. График мероприятий (кратко)

4 шага начинающего руководителя

План вступления в должность

Итак, тебя назначили руководить отделом. Или возможно, ты пришел руководить подразделением в новую компанию. Как приступить к работе начинающему руководителю?

Твой план будет состоять из 4 действий:

  1. Войди в контекст
  2. Разработай план действий
  3. Раздай задачи подчиненным
  4. Запусти цикл контроля и оптимизации

1. Войди в контекст

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, начинающему руководителю нужно понять обстановку и окружение, в котором предстоит работать:

  1. Необходимо познакомиться и начать строить отношения со своим руководителем и со своими подчиненными, а также со смежниками, от которых будет зависеть твоя работа, и с ключевыми внешними контрагентами (клиентами, поставщиками и партнерами).
  2. Тебе нужно понять основные процессы, которые будут происходить под твоим руководством или при твоем участии, и ключевые показатели этих процессов.
  3. Тебе нужно освоить основные ресурсы (бюджеты, основные средства, программное обеспечение), которые есть в твоем распоряжении.
  4. Тебе нужно выявить весь комплекс проблем, которые существуют в твоем окружении и процессах, и понять общее направление движения твоего участка.

См. также: Вхождение в должность руководителя на примере великих.

2. Разработай план действий

Ты собрал информацию о том, в каком состоянии сейчас вверенное тебе подразделение, какие задачи перед ним стоят и куда оно должно прийти. Теперь настало время подумать.

  1. Собери воедино всю информацию о целях, которые тебе поставил твой руководитель, и о проблемах, которые ты услышал от подчиненных, смежников и контрагентов. Как они соотносятся между собой? Можно ли выявить среди них «корень зла» — одну или несколько ключевых проблем, которые являются причиной всех остальных? Решение этих «корневых» проблем и есть твоя цель.
  2. Дальше — декомпозиция целей. Что должно быть сделано, чтобы эта цель была выполнена? Что нужно сделать, чтобы более мелкие цели были выполнены? Нарисуй все получившиеся цели в виде дерева или иерархического списка. Продолжай этот процесс, пока у тебя не сложится ясная картина того, как решать твою задачу.
  3. Важный этап — согласовать получившийся план действий с своим руководителем и получить от него добро на исполнение. В зависимости от имеющегося времени не лишним будет согласовать этот план со своими смежниками и командой.

См. также: Как быстро добиться результата, правильно расставляя приоритеты.

Теперь ты готов к тому, чтобы делегировать задачи подчиненным.

3. Раздай задачи подчиненным

Правильная постановка задачи подчиненным — целое искусство. Задача должна быть правильной не только по содержанию, то есть вести к задуманному результату кратчайшим путем, но и по форме — содержать достаточно подробное описание требуемого результата, срок выполнения, быть измеримой и т.д.

Кто из твоих подчиненных потянет задачи из твоего списка? Какие задачи люди смогут, и, что немаловажно, захотят выполнять? Добавь к твоему списку или перечню задач фамилии людей, которым ты собираешься дать эти задачи.

Выбери форму, в которой ты будешь давать эти задачи: общее собрание, личная встреча, электронная почта? Общее собрание дает всем лучшее понимание того, кто что делает, но отнимает у всех много времени.

Личная встреча позволяет подробно обсудить задачи и способы их решения, но каждый будет работать в своей колее, не зная, над чем трудятся коллеги. Электронная почта также отнимает время, но не оставляет шансов для дальнейших споров о формулировке задачи.

Скорее всего, понадобится какая-то комбинация из этих трех способов.

См. также: 5 заповедей правильной постановки задач подчиненным.

4. Запусти цикл контроля и оптимизации

Безусловно, задача не начнет сразу решаться так, как задумано. Будет недопонимание, срывы сроков, некачественное выполнение и множество других проблем, свойственных человеческой природе. Здесь роль руководителя состоит в постоянном отслеживании ситуации и ее корректировке.

  1. Построй систему измерения ключевых KPI (ключевых показателей эффективности). Как пилоту нужна приборная доска, так и тебе понадобится четкое оцифрованное видение происходящего.
  2. Договорись с подчиненными о форме регулярного контроля — встречи, отчеты (устные или письменные). Важно осуществлять контроль преждевременно, не дожидаясь наступления сроков задач, так как тогда что-либо исправлять будет уже поздно.
  3. Наладь регулярную отчетность руководству. Не нужно ждать, пока тебя спросят о том как у тебя дела. Твоя обязанность — держать твоего босса в курсе. Будь то ежедневный имейл о результатах дня, еженедельная встреча, или большой ежемесячный отчет — нужно найти форму отчетности, удобную для вас обоих.
  4. Не забывай о том, что любой руководитель, особенно начинающий, сам также должен расти как лидер и самосовершенствоваться.

См. также:

А каковы были твои действия, когда ты стал руководитем?

План ввода в должность нового сотрудника

План вступления в должность

План ввода в должность нового сотрудника

Ф. И.О. сотрудника, проходящего испытательный срок _____________________________________________

Отдел __________________________________________________________________________________________

Должность сотрудника __________________________________________________________________________

Период испытательного срока С ________________до__________________

Должность куратора _________________________________________________

Задачи на период испытательного срока сотрудника

(заполняется куратором совместно с новым сотрудником В начале испытательного срока)

Планируемый срок выполненияФактическийСрокВыполнения
1. Изучение пакета документов, регламентирующих работу сотрудников ООО "ХХХ":1.1.  Обязательные документы:·  Порядок адаптации новых сотрудников ООО "ХХХ".·  Правила внутреннего трудового распорядка ООО "ХХХ".·  Инструкция по учету рабочего времени сотрудников ООО "ХХХ".·  Порядок обучения сотрудников ООО "ХХХ".·  Отраслевой стандарт ОСТ 91500.05.005-2002 «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения».·  Стандарт предприятия. Деловой этикет. Корпоративный стандарт одежды.·  Положение «Курить – себе и Фирме вредить».·  Положение о спортивной зоне ООО "ХХХ".·  Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения.·  Инструкция о применении парольной защиты.·  Инструкция об организации антивирусной защиты компьютерной сети ООО "ХХХ".·  Инструкция по использованию Internet-ресурсов в ООО "ХХХ".·  Стандарт предоставляемого сервиса ОСТО сотрудникам ГП ООО "ХХХ".·  Инструкция о мерах пожарной безопасности в служебных помещениях ООО "ХХХ".1.2.  Документы, регламентирующие работу сотрудника·  Положение об отделе.·  Должностная инструкция сотрудника.·  ____________________________________________________1.3. Обязательные документы для сотрудников на должности начальника отдела и выше:
    Инструкция по противопожарному осмотру помещения по окончании рабочего дня. Порядок действия сотрудников ООО "ХХХ" при пожаре, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях. Порядок действий должностных лиц при наступлении несчастного случая на производстве в ООО "ХХХ".
№________Порядок «Адаптация новых сотрудников ГП ООО "ХХХ"Версия №1
АвторБахвалова О. В. 32-3118.04.2006Стр. 17 из 22

Приложение Г (продолжение) к Порядку «Адаптация новых сотрудников ООО "ХХХ"

Форма ПВД

2. Изучение работы корпоративных компьютерных программ и программных продуктов, используемых в подразделении.2.1. Обязательные:·  Интернет;·  Интранет;·  Ptel;2.2.  Другие:·  _______________________________________________
3. Ознакомление с папкой нового сотрудника «Новому сотруднику о Компании».
4. Посещение адаптационного семинара «Введение в корпоративную культуру ООО "ХХХ" и тренинга «Командные принципы работы ООО "ХХХ".
5. Задачи и цели на испытательный срок. (заполняются индивидуально для каждой должности)5.1.___________________________________________________________________________________________________________5.2.___________________________________________________________________________________________________________5.3.___________________________________________________________________________________________________________5.4.___________________________________________________________________________________________________________
6. Мероприятия по развитию на время испытательного срока:6.1. ___________________________________________________6.2. ___________________________________________________6.3. ___________________________________________________

3. Рекомендации по окончанию испытательного срока

    • Испытательный срок считать успешно завершенным. Считать испытательный срок неуспешным. Другое________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Рекомендации по обучению и развитию сотрудника

Направления обученияТемы обученияüФорма обучения üКакой производственной необходимостью обусловлена потребность в данном обучении
ВнешнееОбучениеВнутрифирменное
Навыки личностной эффективностиУправление временем
Управление конфликтами
Управление стрессом
Другое:
Навыки руководстваУправление персоналом
Формирование команды
Технология проведения совещаний
Наставничество
Другое:
Коммуникативные навыкиНавыки презентации
Навыки эффективной коммуникации
Технология ведения переговоров
Другое:
Профессиональные навыки
  • Подбор персонала
  • Адаптация персонала

Оцените публикацию

План работы и первые шаги руководителя на новом месте

План вступления в должность

Быть руководителем — скорее всего, ваш осознанный выбор. Это когда вместо «получать деньги» человек выбирает «зарабатывать». Про принятие сложных решений и ответственности. А также о том, чтобы создавать слаженную, непрерывно функционирующую систему процессов, которые влияют на мир.

Только когда сидишь высоко, задач и проблем также в сотни раз больше. В этой статье разбираемся с одними из первых — как новому руководителю прописать адекватный план работы и какие первые шаги сделать на новом месте.

В основу положим опыт наших клиентов из разных сфер бизнеса. Самые показательные ситуации приведем в виде кейсов (проблема/решение).

Первые шаги руководителя на новом месте

Период адаптации начальника многократно описан в статьях на многих управленческих порталах. Среди них есть примеры рекомендаций от:

  • HR-ов
  • психологов и коучей
  • со стороны действующих предпринимателей и руководителей

Какие из них принять во внимание? Каждая сторона проповедует собственный подход. Клиентский опыт показывает, что каждый имеет место быть. Однако есть несколько особенностей, которые вам нужно обязательно учесть.

Во-первых, любая информация полезна в контексте. Если вы руководили одним предприятием последние 20 лет и перешли в другое, или если вы впервые на должности — стратегия будет в корне отличаться.

Во-вторых, чтобы у вас как руководителя получился по-настоящему эффективный план, нужно отчетливо понимать цели, которые вы ставите (или перед вами ставят собственники).

Мы видели несколько довольно странных случаев, когда новый руководитель очень понравился подчиненным, блестяще презентовал план действий предприятия но год, но при этом уже через 3 месяца стало понятно, что реальные показатели и даже дисциплина ухудшились.

То есть человек красиво всем «продал себя и свой план», а смысловой нагрузки за ним как бы и не было.

С чего начать написание плана работы нового руководителя

Если вы четко определились с целями на новой должности, понимаете, что предстоит серьезная работа, и, при этом, намерены написать полезный для компании план, предлагаем начать со следующего:

Далее с этими набросками вы идете к собственникам, обсуждаете, и получаете обратную связь. Иногда владельцы привлекают бизнес-коучей, которые помогают посмотреть на наработки со стороны и сделать правильные выводы каждой из сторон.

Только после такой встречи вы начнете «въезжать» в текущее положение дел, и будете готовы к написанию основного, реального плана работы.

Перед составлением плана нужно вникнуть в бизнес-процессы

В одной из частных клиник Киева был нанят новый директор. Взяли человека без опыта в медицинской сфере, с целью внедрения необычных для нее методов продвижения. До этого клиникой руководил собственник, и нас пригласили, чтобы помочь новому директору принять дела и разработать план на год.

Проанализировав должностные инструкции, возможные узкие места в коммуникации этих двух людей, а также по итогам анкетирования личные опасения каждого, мы организовали план еженедельной супервизии. Новый руководитель в течение месяца работал в клинике на разных административных должностях под присмотром штатного сотрудника.

Уже через 3 недели менеджер показывал хорошее понимание процессов клиники. А через 4 недели был готов план, одобренный собственником.

Запланированное не должно быть локальным

В Харькове с 1990-х годов работает предприятие по производству минеральных удобрений. После начала военных действий в восточных областях Украины (и соответственного уменьшения спроса в этих регионах) собственники приняли решение нанять нового руководителя направления продаж.

Мы участвовали в процессе подбора персонала. Трудность была в том, что кандидаты предлагали разного рода планы развития отдела продаж, лоббировали найм знакомых тренеров по продажам итд.

Большинство из них были вполне логичными, но по опыту наших консультантов, скорее всего подобные нововведения вызывали бы резкое отторжение у рядовых сотрудников отдела.

То есть дополнительно пришлось бы бороться с ними, как часто бывает.

Мы разработали опросник, состоящий из блоков для собственников, сотрудников, а также 2-х ключевых клиентов (с которыми были установлены личные взаимоотношения). В итоге на голой статистике смогли выбрать руководителя по плану, который был в меру амбициозным, агрессивным, и в меру учитывающим видения изнутри.

Суть в том, что ваш план должен лавировать между интересами всех сторон. Тогда шансы успешного внедрения значительно возрастут.

Первые 100 дней и план

В одной из розничных сетей перед самым Новым Годом пришлось нанимать нового руководителя. Кадровые агентства пригласили более 15 соискателей, а собственник лично утверждал итоговую кандидатуру. Но во время корпоратива новый начальник проявил себя как фанатик внедрений и изменений.

Подогретый спиртным, он зачитал из ежедневника список пунктов, что изменится и когда. Вступал в полемику с кем придется, доказывал, кричал «вы мелко мыслите и ничего не понимаете».

Закономерно, что сотрудники начали дружить против него и его изменений, хотя по большей части они были довольно грамотны.

Есть прописная истина — новый руководитель в первые 100 дней своей работы должен быть очень осторожен, чтобы не навредить (пусть даже не намеренно), не сделать хуже. Вы обязаны выдержать паузу, дать возможность подчиненным привыкнуть к вашей манере управлять.

Структура плана

Технически план работы руководителя содержит следующие разделы:

  • Цели, которые будут достигнуты
  • Этапы (периоды) с измеримым промежуточным результатом
  • Задачи по каждому этапу, с указанием сроков, необходимых затрат и метрик выполнения
  • Исполнители и ответственные лица по каждой задаче
  • Поощрения / штрафы за выполнение или невыполнение каждой задачи

Очень похоже по своей сути на бизнес-план. Также стоит задача показать ликвидность каждого действия, расписать процессы, обосновывая каждый из них, прогнозируя возможные выгоды.

Вы можете отойти от него, но перечисленные пункты затронуть обязательно.

Итоги

Первые шаги руководителя на новом месте должны быть выверенными. Мы увидели это из приведенных примеров из жизни наших клиентов.

Не бросайтесь резко предлагать изменения. Это может дискредитировать вас как руководителя. Начните с адаптации на новом месте. Дайте коллегам адаптироваться к вам. Заручитесь поддержкой собственника. И тогда все запланированные действия в глазах и сотрудников, и собственников будут к месту и грамотно внедрены.

Если мы можем быть полезны для вас в процессе планирования — задавайте вопросы, связавшись удобным для вас способом. С радостью и бесплатно на них ответим, потому что хотим, чтобы новые руководители в Украине вступали в должность эффективно, и понимали, какие шаги стоит делать в первую очередь, а каких избежать.

Введение в должность новых сотрудников

План вступления в должность

Ко мне часто обращаются различные компании за проверкой кандидатов, их уровня и навыков, просят провести собеседование или принять участие в собеседовании. Некоторые просят разработать задания для тестирования кандидатов в их компании.

Чаще всего просят проверить руководителей проектов или других управленцев, чуть меньше – программистов, дизайнеров, аналитиков, тестировщиков, проектировщиков, архитекторов и так далее.
Общаясь с заказчиками и кандидатами, я понял, что существует еще одна проблема, связанная с новыми сотрудниками, которых только взяли на работу – адаптация и введение в должность.

В компании часто думают, что предоставили место, кратко рассказали правила работы и все, на этом дело закончено, новый коллега стал активным участником команды.

Новый сотрудник считает, что его просто привели на рабочее место и бросили, нужно самому разбираться, выяснять, бегать, а это тяжело, так как нет понимания структуры компании, что нужно конкретно делать, что и где находится, кто за что отвечает и так далее.

Я донес до клиентов данную ситуацию, рассказал о своих выводах и необходимости создания программы погружения, введение нового сотрудника в должность. Они согласились с моими словами и тем, что им нужна будет такая инструкция.
Я собрал данные по процессам работы и адаптации новых сотрудников в компаниях-заказчиках (если такие были). Получилась инструкция, полная и подробная. Она не является чем-то, что нужно выполнять точно по пунктам, все можно менять, адаптировать, упрощать или усложнять. Все зависит от вашей компании.

Инструкция по введению в должность новых сотрудников

Для компаний, в которых проводил исследования получились следующие параметры инструкции:

  • Этапы введения в должность – 6 этапов;
  • Длительность каждого этапа – 1 неделя.

I этап (первая неделя) – подготовительная фаза

Задача:
Детальное ознакомление с деятельностью компании.

Первый рабочий день
Почтовое объявление о выходе нового сотрудника (на всю компанию). В письме должно быть:

  • фото,
  • ФИО,
  • должность,
  • департамент,
  • отдел.
    Ответственное лицо – менеджер по персоналу.

Блок 1.
Ознакомительная информация о компании, порядке и условиях работы:

  • история организации (можно дать ссылку на сайт компании, где описано);
  • продукция и услуги (можно дать ссылку на сайт компании, где описано);
  • структура управления (включая имена ключевых руководителей, расположение отдельных подразделений) — предоставляет отдел кадров в виде буклета;
  • условия работы – рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников — новый сотрудник должен обсудить с представителем отдела кадров;
  • традиции, элементы корпоративной культуры, основные процедуры, существующие в компании;
  • базовые документы компании (например, положение о защите персональных данных).
    Ответственное лицо – менеджер по персоналу.
  • постановка целей;
  • создание мотивации – возможности роста заработной платы, повышения квалификации, профессионального роста.
    Ответственное лицо – руководитель отдела.

Блок 2.
Информация о подразделении и рабочем месте сотрудника:

  • представление коллегам;
  • объяснение распорядка работы;
    Ответственное лицо – руководитель отдела.
  • ознакомление с Положением об отделе — в распечатанном виде;
  • ознакомление с должностной инструкцией — в распечатанном виде.
    Ответственное лицо – менеджер по персоналу.
  • ознакомление с производственными функциями и особенностями работы отдела;
  • ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс.
    Ответственное лицо – руководитель отдела.

Подготовка пакета базовых документов и подписание – служба персонала.

Второй – четвертый (включительно) рабочие дни
Взаимодействие с подразделениями компании:

  • перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы;
  • технология взаимодействия между подразделениями – письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки;
  • возможные сложности производственного процесса;
  • механизмы решения проблем;
  • прецеденты;
  • прикрепление к наставнику/куратору. Наставник/куратор (Тимлид в случае ИТ) назначается непосредственным руководителем отдела из числа наиболее опытных сотрудников. Задачи куратора планировать, сопровождать и оценивать работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока (новый сотрудник предоставляет куратору отчеты о работе. Частота определяется персонально).
    Ответственное лицо – руководитель отдела.
  • Подписание документом о приёме (Например, приказ).
    Ответственное лицо – менеджер по персоналу.

Пятый рабочий день
Руководитель отдела оценивает итоги первой ознакомительной недели работы и доводит информацию до нового сотрудника.
Ответственное лицо – руководитель отдела, наставник/куратор (Тимлид).

II этап (вторая неделя) – начальный период

Задача:
Практическое ознакомление со своими обязанностями, требованиями к данной должности, требованиями к результатам работы, регламентами. Составление план-графика. Изучение план-графика работ новым сотрудником.

  • куратор составляет план-график работ нового сотрудника (файл можно скачать тут).
  • куратор сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока (от месяца до трех);
  • новый сотрудник работает по плану и предоставляет отчет в конце каждой недели.
    Ответственное лицо – наставник/куратор (Тимлид).

Подведение итогов – в конце этой недели руководитель отдела дает первичную оценку соответствия заявленных знаний, умений и навыков реальным и дает рекомендации новому сотруднику.

III этап (третья и четвертая недели) – период приспособления

Задача:
Включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному и организационному статусу компании. Интеграция в межличностные отношения. Продолжение выполнения задач из план-графика.

Подведение итогов первого месяца работы:
Руководитель отдела оценивает результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и так далее, при необходимости оказывает помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.
Ответственное лицо – руководитель отдела, наставник/куратор (Тимлид).

IV этап (пятая неделя) – завершение периода введения в должность

Задача: Стабильная работа.

Новый сотрудник осуществляет действия согласно плану в пределах своей компетенции.
В конце этой недели руководитель отдела подводит итоги периода адаптации и доводит информацию до нового сотрудника и службы персонала.

V этап

За неделю до окончания испытательного срока (в конце третьего месяца или ранее) руководитель отдела представляет в службу персонала служебную записку с обоснованием положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в том числе по вопросу изменения размера оплаты труда.
Ответственное лицо – руководитель отдела, менеджер по персоналу. Подготовка пакета базовых документов – служба персонала.

График мероприятий (кратко)

I этап (первая неделя) Задача:

Детальное ознакомление с деятельностью компании, изучение документов и стандартов.

Ответственные лица:

  • руководитель отдела;
  • менеджер по персоналу.

II этап (вторая неделя) Задача:

Практическое ознакомление со своими обязанностями, требованиями к данной должности, требованиями к результатам работы, регламентами. Составление план-графика. Изучение план-графика работ новым сотрудником.

Ответственное лицо:

  • наставник/куратор (Тимлид).

III этап (третья и четвертая недели) Задача:

Включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному и организационному статусу Общества. Интеграция в межличностные отношения. Продолжение выполнения задач из план-графика.

Ответственное лицо:

  • руководитель отдела;
  • наставник/куратор (Тимлид).

IV этап (пятая неделя) Задача: Стабильная работа. В конце этой недели руководитель отдела подводит итоги периода адаптации.

V этап
За неделю до окончания испытательного срока (в конце третьего месяца или ранее) руководитель отдела представляет в службу персонала служебную записку с обоснованием положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в том числе по вопросу изменения размера оплаты труда.
Ответственное лицо:

  • руководитель отдела;
  • менеджер по персоналу.
Советы юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: