Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

Содержание
  1. Запрос на недостающие документы
  2. Письмо-запрос
  3. Запрос о предоставлении недостающих документов по декларированию безопасности гидротехнических сооружений либо оформлении их надлежащим образом (образец)
  4. Как правильно написать письмо-запрос
  5. Подписать и вернуть
  6. В каких случаях потребуется составить сопроводительное письмо
  7. Особенности составления сопроводительного письма
  8. Разновидности сопроводительных писем
  9. Как написать сопроводительное письмо
  10. Когда и зачем составляется сопровождение
  11. Структура сопроводительного письма
  12. Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть
  13. Сопроводительное письмо
  14. Образец документа: Письмо-запрос
  15. Как составить сопроводительное письмо к документам
  16. Как написать сопроводительное письмо для передачи документов
  17. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  18. Просьба подписать и вернуть акт сверки
  19. Недостающие документы
  20. Просьба подписать и вернуть второй экземпляр, как написать письмо о предоставлении документов?
  21. Зачем требуется?
  22. Сопроводительное письмо к пакету документов
  23. Кто подписывает?
  24. Текст сопровождения
  25. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  26. Чего указывать не надо
  27. Кто подписывает письмо
  28. Бланк сопроводительного письма к документам

Запрос на недостающие документы

Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

Образец письма-запроса о предоставлении информации «Уважаемый Пётр Владимирович! Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа.Письмо-запрос – это разновидность информационного письма, в котором высказывается просьба предоставить какую-либо информацию, документы, материальные ценности.

В данной статье разберемся, как правильно написать письмо-запрос. В качестве примера предлагаем скачать образец письма-запроса о предоставлении информации и о предоставлении документов. Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word.

Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем. Несмотря на свободный стиль изложения содержимого письма-запроса, необходимо включить в бланк определенные реквизиты.

Скачать образцы других информационных писем: Удобно оформлять запрос на фирменном бланке организации, в котором указаны основные реквизиты компании, в числе которых название предприятия, его ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.ГОСТ Р 7.0.97-2021.

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

  • Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;
  • Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;
  • Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.
  • Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;
  • Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;
  • Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

Внимание В настоящее время для получения любой информации от компетентных организаций необходимо направить запрос. Он относится к разновидностям деловой переписки.

Поэтому важно соблюдать правила ее ведения.

Документ составляется с использованием официально-делового стиля. От того, насколько составитель владеет умением правильно оформлять такие письма, зависит уважение к организации, которую он представляет.

Запрос в организацию о предоставлении информации составляется в определенном порядке.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы обращения, важно соблюдать общепризнанные правила.

Важно Деловые письма Любое письмо является визитной карточкой организации.

Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату.

Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучениеПисьмо-запрос

Письмо-запрос

Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.

При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее).

    Оформить его можно в двух видах:

    • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
    • Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. подразумевает то, что на него должен быть ответ.

    Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку. Текст формируется по такой схеме:

    1. разъяснение мотива письменного обращения;
    2. стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    3. ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    4. суть обращения;
    5. регистрация в качестве исходящей документации.
    6. конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);

    ФАЙЛЫ ООО «Преодоление» Россия, г.

    Запрос о предоставлении недостающих документов по декларированию безопасности гидротехнических сооружений либо оформлении их надлежащим образом (образец)

    ¦Сведения о заявителе (физическом лице, арбитражном управляющем, нотариусе): ¦+—-+—————————————————————————————+¦ ¦фамилия, имя, отчество 8 ____________________________________________________________¦¦ ¦документ, удостоверяющий личность ______________, серия __________ N _________________,¦¦ ¦дата выдачи «__» _____________________ ____ г.

    , кем выдан документ, удостоверяющи馦 ¦личность ______________________________________________________________________________¦¦ ¦СНИЛС 17 ____________________________________________________________________________¦¦ ¦адрес постоянного или преимущественного проживания ____________________________________¦¦ ¦_______________________________________________________________________________________¦¦ +—————————————————————————————+¦ ¦почтовый адрес ________________________________________________________________________¦¦ ¦_______________________________________________________________________________________¦¦ ¦телефон _______________________ адрес электронной почты 18 __________________________¦+—-+—————————————————————————————+¦4.

    ¦¦ ¦документ, подтверждающий регистрацию юридического лица: _______________________________¦¦ ¦страна регистрации (инкорпорации) _____________________________________________________¦¦ ¦дата и номер регистрации «__» ______________ ____ г.

    __________________________________¦¦ ——————————————————————————————————————————¦Лист N _______¦Всего листов _______¦———————————————————+—————+———————+¦ ¦адрес места нахождения ________________________________________________________________¦¦ ¦_______________________________________________________________________________________¦¦ +—————————————————————————————+¦ ¦почтовый адрес ________________________________________________________________________¦¦ ¦_______________________________________________________________________________________¦¦ ¦телефон ______________________ адрес электронной почты 18 ___________________________¦+—-+—————————————————————————————+¦5. ¦Сведения

    Как правильно написать письмо-запрос

    › › В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица.

    Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица.

    Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено.

    Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП.

    Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде. Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером.

    Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки. Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.).

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки.

    Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам. Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера.

    Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др. В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

    Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа.

    Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

    Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

    Подписать и вернуть

    Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

    Скачайте полезные документы:

    Сопроводительное письмо с обоснованиемОбразец от экспертаСопроводительное письмо с просьбойОбразец от экспертаСопроводительное письмо с информацией, которая поясняет содержаниеОбразец от эксперта

    В каких случаях потребуется составить сопроводительное письмо

    Форма сопроводительного письма относится к наиболее часто используемым в практике делопроизводства. Такое деловое письмо является приложением к документам, не содержащим адресную часть, например, к:

    • договорам;
    • методическим или инструктивным указаниям;
    • контрактам;
    • актам;
    • протоколам и пр.

    Эти документы, как правило, являются самостоятельными, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений. Направляемые вместе с ними сопроводительные письма составляются как подтверждение того, что такой документ был отправлен адресату.

    Второе назначение сопроводительного письма — опись отсылаемых вместе с ним документов, содержащая наименование каждого документа с указанием количества экземпляров и числа содержащихся в нем страниц. При получении сопроводительного письма адресат автоматически принимает и прилагаемый к нему пакет документов.

    Особенности составления сопроводительного письма

    Сопроводительные письма имеют стандартный вид и содержание. Поэтому часто на предприятии используется типовой шаблон сопроводительного письма, что значительно упрощает процедуру составления и оформления этого вида деловых писем.

    Адресная часть и обращение заполняют в соответствии с общепринятыми правилами, наименование документа — «Сопроводительное письмо» указывать не нужно, но тема сообщения указывается обязательно. Основное отличие от остальных деловых писем — содержание текстовой части. Она может начинаться с фраз:

    • «При этом направляем Вам…»;
    • «Высылаем в Ваш адрес…»;
    • «Представляем Вам…».

    После чего следует перечень наименований прикладываемых приложений и пояснения, с какой целью направляются адресату эти документы. Кроме этого, сопроводительные письма содержат указание или просьбу о том, что адресат должен сделать с направляемыми документами, например:

    • «Прошу изучить и внести необходимые дополнения в отчетность в соответствии с направляемой инструкцией»,
    • «Согласно направленным методическим указаниям, необходимо скорректировать формы отчетности и направить в наш адрес отчеты по новым формам к 01.07.2021 года»,
    • «Прошу подтвердить получение…»,
    • «Просим возвратить в наш адрес один экземпляр направляемого договора после его подписания»,
    • «Просим проинформировать…» и т.п.

    Любой бланк сопроводительного письма также имеет особый реквизит, который отсутствует в других деловых письмах. Это отметка о наличии приложений. Реквизит имеет вид перечня и необходим, чтобы адресат уже на этапе регистрации входящей корреспонденции мог проверить целостность отправления и полноту комплекта прилагаемых документов.

    Образец сопроводительного письма 2021

    Разновидности сопроводительных писем

    К наиболее распространенным относятся 3 вида сопроводительных писем:

    • содержащее обоснование;
    • содержащее просьбу;
    • содержащее сведения, поясняющие содержание.

    ✔ Сопроводительное письме с обоснованием

    В нем ссылаются на события, в соответствии с которыми адресату направляются документы. К таким событиям относятся, например, предварительная договоренность, завершение очередного этапа выполнения работ по договору, решение вышестоящего органа или изменение требований законодательства. Событие, на основании которого направляются документы, указывается в начале письма.

    Образец сопроводительного письма с обоснованием

    ✔ Сопроводительное письмо, в котором содержится просьба

    Это наиболее распространенный вид деловых писем. При этом просьбу излагаютя не в начале текстовой части документа, а уже после вступления и упоминания его наименования.

    Так, например, сопроводительное письмо к отчету, образец, может содержать просьбу о том, чтобы второй экземпляр отчета был подписан представителем контрагента и направлен обратно в адрес исполнителя с указанием сроков отправки.

    Образец сопроводительного письма, содержащего просьбу

    ✔ Сопроводительное письме с пояснением

    В нем сначала информируют о том, какие именно документы направлены адресату, а затем дают комментарии и пояснения по поводу содержания этих документов.

    Образец сопроводительного письма, содержащего пояснения содержания

    Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря.

    Использовать онлайн конструктор

    Как написать сопроводительное письмо

    Формуляр или бланк сопроводительного письма целесообразно разработать на предприятии и утвердить в учетной политике локальным нормативным актом, например, положением о делопроизводстве. В этом случае любой сотрудник, который не знает, как пишется сопроводительное письмо, образец сможет посмотреть в альбоме, прилагаемом к локальному акту и оформить документ правильно.

    При оформлении и составлении письма руководствуйтесь общими требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2021, вступившем в действие с 1 июля 2021 года.

    Составляя письмо учтите, что все документы, упоминаемые в тексте сопроводительного письма по отдельности или пакетом, вносятся в перечень приложений, независимо от их общего количества.

    Внимание! Реквизит «Подпись» проставляется один раз – после списка приложенных к письму документов.

    Если прикладываемых документов много, реквизит «Отметка о наличии приложений» по объему может превысить текстовую часть сопроводительного письма. Это не будет расцениваться как нарушение требований ГОСТа.

    При этом первый лист письма заполняется на бланке организации, последующие – на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Страницы письма, объем которого превышает одну страницу, нумеруют.

    Номер страницы указывают в верхнем поле, посредине.

    Итог

    Используйте формуляр или бланк сопроводительного письма, чтобы свести к минимуму ошибки при составлении и оформлении этого документа.

    >Образец сопроводительного письма к договору

    Когда и зачем составляется сопровождение

    Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать.

    В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю.

    Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

    Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

    • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
    • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

    Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

    Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

    Структура сопроводительного письма

    Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

    Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

    При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления: Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства. Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется. В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация: Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени); Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации).

    Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица; Цель, с которой осуществляется отправка документов.

    Сопроводительное письмо

    Как правильно составить сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, расскажем в статье. Скачайте 3 образца документа от эксперта.

    Такое деловое письмо является приложением к документам, не содержащим адресную часть, например, к:

    1. методическим или инструктивным указаниям;
    2. контрактам;
    3. протоколам и пр.
    4. актам;
    5. договорам;

    Эти документы, как правило, являются самостоятельными, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений. Второе назначение сопроводительного письма — опись отсылаемых вместе

    Образец документа: Письмо-запрос

      Как написать письмо-запрос? –

    Образец №1.

    Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций. Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

    редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001. Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв.

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    › Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап.

    О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

    Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует.

    Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

    Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач: Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата.

    В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.

    > > Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства. В общем случае придерживаются таких правил:

    • В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
    • Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е.
    • После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
    • Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

    Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

    Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    1. к акту
    2. ;
    3. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

    Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Единой унифицированной формы письма не существует.

    Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:

    1. с указанием даты и регистрационного номера.
    2. на фирменном бланке;

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Просьба подписать и вернуть акт сверки

    Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики.

    Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента.Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату.

    Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту.

    Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

    Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма.

    Недостающие документы

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

    Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

    Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    1. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    2. «на основании наших предварительных договорённостей»;
    3. «для заключения договора».
    4. «в соответствии с заключенным договором»;

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

    «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

    Просьба подписать и вернуть второй экземпляр, как написать письмо о предоставлении документов?

    Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

    Кроме того, такой абзац покажет продавцу о юридической грамотности покупателя и его уверенности. Чтобы составить четкое и аргументированное заявление, лучше составить его дома, особенно о возврате бракованного изделия, и позже отдать в магазин.

    Как правильно заполнить бланк заявления, чтобы вернуть приобретенный товар? Процедура написания заявления состоит из нескольких этапов:

    • Сбора данных для основного текста. Сведения о магазине содержатся в чеке, накладной.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух». 1. Рекомендация. Как действовать, если контрагенты задерживают документы «Бухгалтерия – это серьезное подразделение, которое должно работать, как отлаженный часовой механизм.

    А если контрагенты будут задерживать документы, то механизм будет давать сбои. Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см.Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя.

    А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов. Решите вместе с руководителем, кто должен требовать документы у контрагентов Изначально руководству организации лучше определить, какие отделы и какие сотрудники будут требовать запоздавшие документы.

    Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками.

    Обновление: 9 января 2021 г.

    (образец) Причинами для возврата уже перечисленных денежных средств могут выступать такие обстоятельства, как: Письмо представляет собой заявление о возврате перечисленных денежных средств. Утвержденной законодательством формы не существует, поэтому документ составляется в свободной форме.

    В письме на возврат денег от поставщика, образец которого приведен ниже, указываются следующие положения: 1) как были перечислены денежные средства, на основании какого документа (указывается договор, платежное поручение, иные документы); 2) причины необходимости возврата денег; 3) сумма, которую надлежит вернуть; 4) сроки возврата денежных средств.

    Кроме того, можно указать суммы штрафа и (или) неустойки, если они установлены в документе-основании (договоре, контракте) за нарушение обязательств контрагентом.

    Необязательно их конкретизировать, но обозначить надо.

    Просьба формулируется в письменном виде. Унифицированных шаблонов не предусмотрено, поэтому она составляется в произвольной форме. В письме в обязательном порядке должны содержаться следующие пункты: Также следует приложить платежные документы, опись и акт сверки.

    Все они подписываются руководителем и главным финансовым менеджером. Ознакомиться с правилами возврата денежных средств покупателю можно в статье по ссылке Составление письма на возврат денежных средств от поставщика не предусматривает строго установленной нормы, но подчинено ряду общих правил.

    Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной.

    Укажите обязательно следующие сведения: Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку. Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

    Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

    Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

    Важно!

    Направлять претензию только по факсу или электронной почте нежелательно. Просьбу на возврат денег от поставщика выражают в деловом стиле.

    Не перегружают информацией, но и не забывают указать важное:

    • банковский счет, на который требуется произвести возврат.
    • сумму, которую просят вернуть;
    • причину;

    Деньги просят вернуть в разумный срок.

    Они могут зависеть от любой из сторон. Есть такие, которые от сторон вообще не зависят — форс-мажорные обстоятельства.

    Следует отметить, что должна быть воля на неприменение альтернативы, а именно – обмена.

    В ряде случаев право вернуть изделие корреспондирует обязанности его принять.

    Другие ситуации позволяют продавцу обосновать свою добросовестность и избежать принятия товара. Все индивидуально. Но есть некоторые общие моменты.

    Объективными причинами, которые позволяют обоснованно возвратить предмет сделки, являются нарушения, допущенные продавцом.

    Бремя доказывания наличия того или иного основания лежит, как правило, на требующей стороне. Условиями договора могут быть введены определенные ограничения относительно возврата.

    Зачем требуется?

    Основных причин для составления сопроводительного письма три.

    1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
    2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
    3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

    Сопроводительное письмо к пакету документов

    — Доброго времени суток!

    Уважаемые коллеги, подскажите, пожалуйста, разобраться. — Можно: «. просим подписать и по одному экземпляру из подписанных/высылаемых Вам документов вернуть в наш адрес.

    » — Или «высылаем 2 комплекта документов (договор и акт), после подписания 1 комплект просим вернуть в наш адрес» — Я на наших экземплярах ставила штамп «экз.

    поставщика» и в сопроводительном письме писала: «Уважаемые господа!

    Просим ознакомиться с пакетом документов.

    После подписания один экземпляр документов (с отметкой) просим выслать в наш адрес: Санкт-Петербург, а/я 124, индекс 191198″. — В сопроводительных письмах пишут так. Просим Вас подписать и вернуть обратно .

    (перечисляем. например, Акты, счета, договора и т.д). 1) Счёт на оплату №. от . на сумму .

    — 1 шт. Обычно фирма получающая пакет документов знает какие документы необходимо верну, если есть какие то документы кот.нуждаются в особой отметке, ниже делается пометка о том, что такой то договор неодходимо оставить себе, или вернуть . от . на 1 л. в 2 экз.»

    Кто подписывает?

    Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.

    В письме указывается исполнитель, к которому контрагент может обратиться по всем вопросам.

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Текст сопровождения

    сопроводительного письма в различные компании можно условно разделить на три части:

    1. Сообщение об отправке письма. В нем отправитель уведомляет о факте и целях отправки.
    2. Просьба об ответе. Здесь указывается, что именно контрагент должен сделать с документами.
    3. Приложения. Это основа сопроводительного письма, здесь перечислены все документы и количество их экземпляров, отправленных контрагенту.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Письмо с просьбой подписать недостающие документы и вернуть

    Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Раздел письма

    Краткое описание

    Пример

    Вступление

    Краткое содержание

    О направлении ответа на претензию

    Заголовок

    Тема, определяющая его цель

    Сопроводительное письмо передаваемых документов

    Обращение

    Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

    Уважаемый Иван Иванович!

    Цель послания

    Краткая формулировка

    В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Основная часть

    Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

    Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2021, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

    Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    Заключение

    Перечень приложений. Вежливая подпись

    Приложения:

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

    Пример недопустимой формулировкиСледует писать
    «Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2021 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

    Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Бланк сопроводительного письма к документам

    Советы юриста
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: