Классификатор приказов по кадрам

Содержание
  1. Классификатор приказов по кадрам
  2. Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?
  3. Какие виды приказов ведутся в отделе кадров?
  4. Классификатор приказов вам поможет
  5. Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по кадрам?
  6. Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация
  7. Приказы по кадрам: система и классификация
  8. Приказы по кадрам
  9. Какие виды приказов оформляют в организациях
  10. Немного истории
  11. Как оформить приказ
  12. Как регистрировать приказ
  13. Выписка из приказа
  14. Классификатор приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»
  15. Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения
  16. Какие приказы относятся к личному составу?
  17. Порядок составления и оформления приказов по личному составу
  18. Учет приказов по личному составу
  19. Хранение приказов по личному составу
  20. Что такое приказы по основной деятельности
  21. Приказы по основной деятельности
  22. Как оформляется
  23. Реестр изданных распоряжений
  24. Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации
  25. Подготовка и оформление
  26. Журнал приказов
  27. Классификатор приказов
  28. Приказы по личному составу

Классификатор приказов по кадрам

Классификатор приказов по кадрам

Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п. После индекса ставится его регистрационный номер.

Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

  1. об отпусках, командировках – 5 лет;
  2. приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
  3. по основной деятельности – 1 год;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же.

Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Это вся совокупность работников компании. Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  1. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  2. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  3. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  4. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  5. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  6. иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  1. номер приказа;
  2. дату;
  3. наименование компании;

Какие виды приказов ведутся в отделе кадров?

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. Об отстранении от работы;
  2. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  3. О привлечении к сверхурочным работам;
  4. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  5. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  6. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  7. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  8. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  9. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  10. Об объявлении выговора.
  11. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558.

Классификатор приказов вам поможет

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по кадрам?

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  2. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  3. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  4. Об объявлении выговора.
  5. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  6. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  7. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  8. Об отстранении от работы;
  9. О привлечении к сверхурочным работам;
  10. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  11. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).Приказы по основной деятельности.

К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании.

Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.

Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений.

Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками.

И без

Приказы по кадрам: система и классификация

Следует отличать приказ от распоряжения.

Последнее как акт управления имеет меньшую силу.Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения.

Распоряжение является формой доведения до исполнителей оперативных вопросов. Обычно распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Деятельность организаций и предприятий обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу.

Состав документационной базы определяется компетенцией конкретной организации (предприятия), порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями и головной организацией, а также со сторонними организациями.Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).Приказ — одна из форм документирования управленческой деятельности.

Приказы по кадрам

«Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г. К приказам по личному составу относятся приказы:

  1. о направлении в командировку;
  2. о приеме, переводе, увольнении работников;
  3. о дисциплинарных взысканиях и др.
  4. о поощрении;
  5. о предоставлении различных видов отпусков;

Они различаются по срокам хранения.

Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст.

Какие виды приказов оформляют в организациях

Классификатор приказов по кадрам

   Приказы относятся к распорядительным документам фирмы. Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу.

Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.

? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Немного истории

Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т».

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности.

Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

Как оформить приказ

Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать:

  • название фирмы;
  • дату и номер приказа;
  • заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
  • текст;
  • подпись директора;
  • отметки о согласовании или ознакомлении;
  • отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).

При этом нужно иметь в виду:

  • сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
  • затем идёт слово «приказываю»;
  • готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
  • одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
  • последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
  • если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
  • все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
  • подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
  • проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
  • если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.

После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

Внимание!

Важно: в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.

Как регистрировать приказ

   Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить. К приказу подкалываем основание, например, заявление.

Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления.

Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника.

Выписка из приказа

Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

Выписка из приказа — это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ. Вот как оформляется выписка (пример выписки):

  • полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
  • в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
  • указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
  • выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).

К сведению

Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.

Классификатор приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

На каждом предприятии руководителем подписывается большое число различных видов документов. Для их удобного хранения и учета они должны быть систематизированы и классифицированы.

В первую очередь это касается таких распорядительных документов, как приказы руководителей.

В сегодняшней статье мы расскажем на какие виды делятся приказы, сколько времени хранится каждый из видов, а также для чего необходимо использовать классификатор приказов.

Итак, из этой статьи вы узнаете:

  • что такое классификатор приказов;
  • какие виды распорядительных документов бывают;
  • как систематизировать приказы на предприятии.

Документы, с которыми работает кадровая служба, называются кадровыми документами. Их традиционно делят на три группы:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

  • организационные;
  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  • информационно-справочные.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Классификатор приказов по кадрам

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Что такое приказы по основной деятельности

Классификатор приказов по кадрам

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности

Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • основной текст;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Скачать образец о назначении ответственного за трудовые книжки

Скачать бланк реестра

Скачать образец приказа по предприятию о создании филиала

Скачать пример приказа о сокращении штата

Скачать образец об охране коммерческой тайны

Скачать образец об итогах инвентаризации

Скачать образец о наделении правом подписи

Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации

Классификатор приказов по кадрам

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются приказы по предприятию.

Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.

Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.

Какие приказы должны быть на предприятии обязательно

Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

  1. Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и увольнением с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
  2. Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
  3. Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа

Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

  1. Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
  2. Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.

Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

  • журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
  • нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
  • номера на приказы проставляются поочерёдно;
  • дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
  • в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
  • сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Классификатор приказов

Структура классификатора приказов

Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов.

Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.

Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:

  1. Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
  2. Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
  3. Кто выполняет регистрацию и хранение документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
  4. Срок хранения.
  5. Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
  6. Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.

Приказы по личному составу

Делопроизводство по кадровым приказам

Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

  • приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
  • приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.

К первой категории будут относиться решения о предоставлении отпусков, служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.

Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

  • прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
  • назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
  • присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
  • оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
  • вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
  • направление сотрудника во все типы служебных командировок;
  • зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Советы юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: