Информационное письмо о новом сотруднике образец

Содержание
  1. Образец информативного письма о представлении нового сотрудника и адаптация на рабочем месте
  2. Общая информация об адаптации
  3. Какой бывает адаптация?
  4. Адаптация: этапы и участники
  5. О методах, инструментах процесса
  6. Программы по адаптации: из чего они могут состоять?
  7. Какими могут быть программы адаптации?
  8. О социальных программах адаптации
  9. Специальные разработки для адаптации
  10. О выполнении трудовых обязанностей
  11. Профессиональная пригодность: аттестация
  12. 5 причин использовать корпоративные рассылки в компании — Блог eSputnik
  13. Топ 5 инфоповодов для корпоративных рассылок
  14. Для чего делать корпоративную рассылку именно через сервисы рассылок?
  15. Приглашение на корпоративное мероприятие
  16.  Информирование об успехах компании
  17. Анонс предстоящего мероприятия и/или результаты уже проведенного
  18. Информирование изменениях в коллективе – появлении новичков или уходе сотрудников
  19. Проведение опросов
  20. Подведение итогов
  21. Не забыть о поздравлениях
  22. Цепочки писем к мероприятиям
  23. Автоматизация корпоративных рассылок
  24. Серии писем в корпоративных рассылках: улучшаем командный результат
  25. Механика конкурса
  26. От идеи к воплощению
  27. Рассылки для оптимизации бизнес-процессов в компании
  28. Шаблоны писем для HR-менеджеров: как сделать привлекательную рассылку
  29. 1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день
  30. 2. Сообщение о новом сотруднике
  31. 3. Вежливое напоминание о важных событиях
  32. Типы писем для HR и их контент
  33. Внешние письма
  34. 1. Предложение работы
  35. 2. Письмо-подтверждение о собеседовании
  36. 3. Представление коллег по команде
  37. Внутренние письма
  38. Обязательные элементы в письмах от HR-специалистов
  39. 1. Корпоративный хедер
  40. 2. Подпись
  41. Ваше имя
  42. Контактная информация
  43. Фото
  44. Экономьте время, создавая HR-письма в Stripo
  45. Тема письма
  46. Примеры хороших тем писем:
  47. В завершение
  48. Образцы информационных писем
  49. Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
  50. Виды информационных писем: 5 готовых образцов
  51. Извещение (уведомление)
  52. Подтверждение намерений
  53. Разъяснение
  54. Напоминание
  55. Рекламное письмо (коммерческое предложение)
  56. Скачать образец и пример информационного письма:
  57. ссылкой:

Образец информативного письма о представлении нового сотрудника и адаптация на рабочем месте

Информационное письмо о новом сотруднике образец

Поиск контактов с персоналом, приспособление на новом месте – проблемы, с которыми хотя бы раз сталкивался каждый. Адаптация – название процесса на деловом языке.

Лучше, когда процесс идет быстро. Сотрудник во многом влияет на ситуацию, но и у руководства есть важная роль.

Образец информативного письма о представлении нового сотрудника, приведенный в статье, поможет сделать адаптацию проще.

Общая информация об адаптации

Хорошо, если об этом процессе и его результатах заботятся представители HR-отдела организации. Не эффективно оставлять вопрос без личного участия. Без контроля адаптации велика вероятность, что вливание в новый коллектив займёт слишком много времени. Или результатом станет отказ кандидата от должности.

Компания получает несколько преимуществ при использовании хорошо отлаженной адаптационной системы:

  1. Сокращение издержек для руководства. Быстрее начинается работа новичка в полную силу.
  2. Улучшение отношений со стороны других сотрудников.
  3. Укрепление коллектива.
  4. Экономия времени, для каждой заинтересованной стороны.

Процесс адаптации проходит не больше, чем за 2-8 недель. Период занимает разное время, на что влияют такие факторы:

  • отработка методов адаптации в конкретной компании;
  • количество обязанностей у новичка;
  • род работы;
  • характер выполняемых действий.

Встречаются ситуации, когда адаптация затягивается на 26-28 недель. Особенно это касается менеджеров.

Образец письма-представления нового сотрудника можно увидеть ниже.

Скачать образец письма [12.85 KB]

Какой бывает адаптация?

Есть две большие группы адаптации – непроизводственная, производственная. Последняя делится на такие разновидности:

  • санитарно-гигиеническая;
  • экономическая;
  • организационно-административная;
  • организационно-психологическая;
  • социально-психологическая;
  • психофизиологическая;
  • профессиональная.

Производственная адаптация связана с изучением основ работы в компании. Здесь дают описание круга обязанностей, субординации. Подробнее просматривает структуру компании, новый коллектив. Отдельное внимание – системе по материальным вознаграждениям.

Налаживание отношений с коллективом – часть внепроизводственной адаптации. Речь о корпоративах, других мероприятиях для развлечения. За время таких событий люди видят друг в друге личностей, с которыми можно выстраивать различные отношения.

Значение адаптации для компании очень серьёзное.

Адаптация: этапы и участники

Процесс адаптации проходит в четыре основных этапа. Это отдельные промежутки времени, за которые предпринимают действия.

Этап адаптацииОписание
Оценка того, насколько подготовлен сотрудник.В полном смысле момент не относится к адаптации. Оценкой чаще занимаются ещё до того, как работа начнётся. После для ответственного лица проще контролировать конкретное время, устанавливать отдельные планы. Надо выяснить, приходилось ли гражданину раньше сталкиваться с подобными условиями. Знакома ли схема, по которой в компании налажен труд? Специальные знания и профессиональные навыки не изучают.
ОриентацияИмеется в виду первое время, пока сотрудник изучает порядок работы и структуру, характерные для компании. То же касается корпоративных правил и ценностей, традиций и истории организации. Этап посвящен представлению коллег и новичка друг другу. Хорошо, если при этом удастся сохранить неформальную обстановку. Для рабочего места это устраивают на протяжении первой недели.
Действенная ориентацияПредполагают применение знаний, полученных ранее. Включение в рабочий коллектив и процесс происходит полностью. Главное в это время – контролировать процесс, получать реакцию. Тогда будет проще убедиться в том, что новичок всё усвоил и со всем согласен. У него нет сложностей с тем, чтобы соблюдать новые правила, трудностей нет при поиске общего языка с работодателем, коллегами
Функционирование

О методах, инструментах процесса

Крепкий рабочий коллектив – основа успешной работы в любом персонале. Только понимание этого факта позволит получить максимум прибыли. Стабильная работа системы невозможна без ряда мероприятий. Их проводят, формируя внутреннюю, внешнюю мотивацию.

Экономический план мотивации вызывает меньше всего вопросов. Важно равенство между денежными вознаграждениями и уровнем специалистов. Лояльность укрепляется благодаря дополнительным премиям, бонусам. Более сложно складывается ситуация для личной мотивации.

Внутренняя или нематериальная мотивация – важная часть работы. Здесь речь идёт о стремлении к личностному росту и развитию в пределах компании. Необходимо проводить специальные мероприятия, упрощающие вливание в жизнь компании для отдельных сотрудников. Следующие инструменты упрощают решение задачи:

Инструменты адаптации
Тренинги, обучающие мероприятияУпрощает объяснение внутренней структуры. Мотивация уменьшается при попытках разобраться самостоятельно.
Контроль, процесс индивидуального общения между подчиненным и руководствомРекомендуется исключить ситуации, когда сотрудник остается в неведении относительно работы. Но для коммуникации важна и обратная связь. Сотрудник сам должен стремиться к тому, чтобы задавать вопросы. Тогда подход к работе — ответственный.
Система поэтапного усложнения заданий для нового сотрудникаДаже если процесс идёт плавно – усложнение заданий упрощает его. Адаптационный стресс снижается.
Поручения общественного характера, настраивающие на тесное общение с коллективомЗдесь не обращают внимание на специфичность работы. Знакомство с коллегами и налаживание контакта важны всегда. Если процесс пустить на самотёк – то человек так и будет ограничиваться только узким кругом знакомств.
ТимбилдингПосле мероприятий сотрудники лучше узнают друг друга. Психологическая обстановка становится более комфортной.
Корпоративный PRТакое же важное мероприятие, что и внешний PR. При его организации ценности, стремления компании понимаются лучше. Компании проще сформировать свой образ в качестве надежного работодателя.
Разработка единого пространства, вмещающего важные сведения для сотрудниковТогда структурные сведения и происходящее в компании легче анализировать. Значение придают сведениям относительно контактов коллег, их оперативному получению. Корпоративные СМИ и порталы решают лишь часть задачи. Практически во всех направлениях эффективнее всего работает широко развитая целая корпоративная сеть. Система способствует поиску решений для любых направлений, связанных с адаптацией.

Программы по адаптации: из чего они могут состоять?

Название адаптационной программы получил общий план, согласно которому вовлекают в должность. Разработка таких документов упрощает создание единой системы для всех должностей. Представлено обширное описание действий для ответственных сотрудников, проводящих процесс. Что упрощает для всех приспособление к новым условиям.

Больше всего сложностей возникает за первые два — три месяца. Потому и программы часто составляются примерно на то же время.

Если программа разработана оптимальная, то она будет сочетать следующие признаки:

  • строгое распределение по ролям и задачам;
  • ясное содержание;
  • чёткое планирование.

Общая, индивидуальная часть содержатся в любом документе. У примерной структуры будет следующее описание.

Общая часть.

Способствует формированию общего представления по иерархии и структуре. Состоит из нескольких разделов, посвящённых определённым вопросам:

  1. Беседа с руководством структурного подразделения, ориентирующего характера.
  2. Анализ места выполнения обязанностей.
  3. Более тесное изучение персонала, предприятия.
  4. Ещё одна беседа вводного характера.

Индивидуальная часть.

За формирование отвечает непосредственный руководитель, курирующий конкретную должность. Эта часть согласуется с другими направлениями руководства. Состоит из нескольких разделов:

  • сотрудник сам отчитывается о выполненной работе, приводит сведения об оценке, отзывах сотрудников;
  • определение конкретного куратора-наставника;
  • план оценки этапов вступления в должность;
  • сам план по вхождению на должность.

Какими могут быть программы адаптации?

При составлении программ чаще ориентируются на положения, уже разработанные для предприятия. Такие положения подробно описывают важные нюансы по этому вопросу, порядок действий. Программа – это воплощение положения на практике, ее разрабатывают для отдельного случая.

Часто бывает так, что положение об адаптации персонала в компании не разработано. Но даже в этом случае от программы не стоит отказываться. Но разработка связана с определёнными проблемами.

При составлении стоит опираться на три основных аспекта:

  1. Присвоение роли, ответственности всем заинтересованным лицам.
  2. Формулировки, максимально ясные для понимания.
  3. Четкая структурированность, последовательные действия.

О социальных программах адаптации

При разработке программ важно учитывать список должностных обязанностей. Первичная или вторичная интеграция тоже подлежат учёту. Первый вариант предполагает вхождение в коллектив практически с нуля.

Если говорить о рабочем процессе, то в его отношении интеграции преследует одну главную цель – максимальная норма выработки у каждого полноценного сотрудника. Составляют четкие планы, с поэтапным увеличением количества продукции. Отдельно описывают методы, создающие мотивацию, поощряющие.

Социальный пункт для адаптации идёт отдельно. Шансы ухода с работы уменьшаются при создании комфортных ощущений для сотрудника. Во время социализации применяют такие шаги:

  • ввод в общую систему упрощается при наставничестве;
  • совместные мероприятия, в пределах компании и за ее пределами;
  • поручение заданий, связанных с коллективом;
  • взаимопомощь и поддержка.

После этих действий будущему сотруднику максимально комфортно.

Специальные разработки для адаптации

Охватывают программу подготовки, разрабатываемую отдельно для каждого из членов коллектива. После воплощения общего пана переходят к специальному. Чаще всего в документе предполагается описание следующих вопросов:

  1. Предписания, правила поведения для данного коллектива.
  2. Составление отчетности по текущему уровню выработки.
  3. Ответственность при нарушении предписаний. Отдельная часть посвящена нормативам и обязанностям.
  4. Функциональность подразделения и самого работника. Тогда он будет лучше понимать свои цели и задачи в общей системе.

Происходит так, что не все результаты достигнуты после завершения адаптационной программы. Тогда возникает необходимость в дополнительных мерах. Например, когда надо подтянуть у работника определенные вопросы. Различные тренинги повышают профессионализм, социальную отстраненность преодолевают на собеседованиях.

О выполнении трудовых обязанностей

Составление плана с обязанностями и их оценкой входит в первый этап. Самим подчиненным рекомендуется доверять формирование ежемесячного объема работы. После этого информацию согласовывают с вышестоящим руководством. В Индивидуальном плане фиксируют оценку, поставленную личному документу.

Наставников рекомендуют при небольшом практическом опыте. Благодаря этому проще обучать новичков, выявлять у них потенциал. Трудовые обязанности и их выполнение контролируются каждую неделю. Наставники отчитываются перед вышестоящими директорами, дают советы и наставления.

Для этого этапа у наставников будут такие задачи:

  • консультации по любым возникшим вопросам;
  • изучение коллектива, его негласных правил и традиций;
  • информирование о том, как эксплуатировать программное обеспечение;
  • рассказ о правилах, по которым ведут документооборот, взаимодействуют с другими подразделениями в структуре;
  • описание товаров и услуг, рабочих технологий.

Сроки испытаний составляют минимум 10 суток. На следующем этапе для кадрового отдела готовят такие документы:

  1. Новичок составляет отчёт о работе, которую проделал.
  2. План личного характера, с индивидуальным содержанием. В нем фиксируется оценка руководства и наставников, выносятся предложения о том, как дальше работать. Документы не принимают без виз, проставленных главным руководителем.

Профессиональная пригодность: аттестация

Мероприятие облегчает принятие окончательного решения о приеме на должность. Основной метод оценки называется «360 градусов». То есть, оценка проводится для подчиненного со всех сторон.

У процедуры есть определённый алгоритм:

  1. За две недели менеджеры по работе с кадрами выдают специальные бланки, где фиксируется значимая информация.
  2. Полученные данные проходят обработку.
  3. Формулируют заключение.
  4. Решение со стороны непосредственного начальника. Он сообщает об увольнении, продлении срока испытаний, приеме на работу.
  5. Результат изучения сильных, слабых сторон – беседа с сотрудником, по результатам аттестации.

Сотрудник будет чувствовать себя уверенно, если адаптационный период в компании прошел успешно. Но это должен быть двухсторонний процесс. Компания тоже должна помогать с обучением, организовывать нормальный процесс общения в коллективе.

Если работник остается работать на долгое время – значит, все программы по адаптации реализуются успешно. А вот увольнение в период до года должно послужить тревожным сигналом. Следует проверить, как руководитель относится к своим задачам в этом направлении. Велика вероятность, что в таких условиях сотрудники задерживаться не будут.

Как знакомится с новым коллективом, когда вы только вышли на работу, расскажет это видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

5 причин использовать корпоративные рассылки в компании — Блог eSputnik

Информационное письмо о новом сотруднике образец

Емейл-рассылки принято использовать в качестве канала общения с подписчиками и клиентами. Но email может быть не менее полезен для внутреннего маркетинга. Корпоративные рассылки для сотрудников при правильном применении помогают решить массу важных задач:

  • Заменить совещания, отнимающие у работников много времени;
  • Своевременно проинформировать не только центральный офис, но и даже самые отдаленные филиалы о значимых изменениях в работе компании;
  • Познакомить новичков с организацией рабочего процесса на предприятии;
  • Сплотить команду;
  • Создавать и поддерживать высокий уровень мотивации;
  • Оптимизировать коммуникацию внутри компании и обеспечить своевременное выполнение поставленных задач.

Топ 5 инфоповодов для корпоративных рассылок

Причины для отправки писем могут быть самыми разнообразными, здесь мы собрали пятерку популярных примеров тем корпоративных рассылок:

  • Приглашение на корпоративное мероприятие;
  • Информирование об успехах компании;
  • Анонс предстоящего тимбилдинга или результаты уже проведенного;
  • Информирование об изменениях в коллективе, днях рождения в команде;
  • Ежемесячный дайджест.

Для чего делать корпоративную рассылку именно через сервисы рассылок?

  • Вам важно сегментировать базу: можно будет выбирать группы сотрудников по отделу, филиалу, специализации и другим параметрам. Например, проинформировать о ближайшей конференции всех маркетологов, или отправить приглашение на новогодний корпоратив всем сотрудникам, у которых есть дети.
  • Нужно контролировать факт прочтения. Особенно это важно, когда ваши письма касаются рабочих моментов, а не только организационных
  • Можно настроить автоматизированные рассылки – отправку ежемесячных уведомлений о сроках сдачи отчетов, поздравление с днем рождения и информирование команды о наличии именинников в текущем месяце, и много всего другого, что может потребоваться как для сплочения коллектива, так и для ускорения решения рабочих вопросов.
  • Можно создавать мультиканальные цепочки и информировать сотрудников не только с помощью емейл рассылок, но и СМС-ками или через вайбер.
  • Можно делать красивые HTML шаблоны писем в корпоративном стиле.

Автоматизировать email маркетинг

Корпоративная рассылка  может быть сделана как в HTML, так и Plain Text email, в любом случае она выполнит свои функции – проинформирует коллектив о важных событиях:

Приглашение на корпоративное мероприятие

Кстати, это может быть не только совещание или обучающий семинар. Таким же способом можно приглашать на любые корпоративные мероприятия.

 Информирование об успехах компании

Не обязательно дожидаться конца месяца, чтобы включить информацию о важном достижении в ежемесячный дайджест. Хорошие новости нужно сообщать сразу! Это даст команде чувство гордости за проделанную работу и дополнительную мотивацию. Как может выглядеть такая информационная рассылка – покажет пример, приведенный ниже:

Анонс предстоящего мероприятия и/или результаты уже проведенного

 Это как раз тот случай, когда необходимо делать серию писем. В суматохе рабочего дня “неважную” рассылку с корпоративной почты об очередных совместных активностях могут и не открыть.

А вот если письмо отправить повторно и дополнить новыми деталями, то у такого мероприятия появится больше шансов собрать немалое количество воодушевленных участников. Кроме того, нужно дать сотрудникам время на принятие решения.

Те, кто не проявил энтузиазма после первого письма, возможно, уже готовы изменить свое мнение.

Для тех, кто так и не решился присоединиться к команде активистов, как и для участников, стоит сделать письмо с итогами и результатами. Глядишь, в следующий раз подтянутся и остальные.

Информирование изменениях в коллективе – появлении новичков или уходе сотрудников

Чтобы заранее проинформировать коллектив о появлении нового сотрудника, стоит отправить письмо с краткой информацией о новичке: можно указать имя, должность и несколько вариантов способов связи. И не забудьте добавить фото!

Проведение опросов

Как проще всего собрать нужную информацию? Правильно, провести опрос! Сделать это можно и в емейл рассылке:

Подведение итогов

Если напомнить сотрудникам о том, что пришло время подготовки отчетов, вероятность получить их своевременно увеличивается:

Не забыть о поздравлениях

Поздравления от коллег – вроде мелочь, но и она может поднять настроение имениннику. Поэтому можно внедрить практику информирования сотрудников о предстоящих в коллективе Днях рождения. Отправку этого письма тоже можно автоматизировать.

Позаботьтесь о том, чтобы в коллективе знали о памятной дате заранее – отправлять напоминание о Дне рождения лучше за 2-3 дня до самого события. И не забудьте создать условную группу, из которой виновник торжества будет исключен.

Письмо может иметь такой вид:

Самому же имениннику отправляется поздравление от компании:

Цепочки писем к мероприятиям

Приглашайте на демо сессии, семинары и другие корпоративные мероприятия в емейл рассылках. Сделайте простую цепочку: приглашение, регистрация, напоминание. Вот одно из таких писем:

Автоматизация корпоративных рассылок

 Глядя на такой перечень корпоративных писем, можно подумать, что один человек с этим не справится, тем более HR менеджер, у которого и так хватает своих прямых обязанностей, кроме емейл рассылок.

На самом деле отправку как минимум части писем можно автоматизировать. Например, сделать шаблон письма с напоминанием о необходимости заполнить ежемесячный отчет и настроить сценарий для отправки этого сообщения в последний день каждого месяца.

Ниже – пример сценария запуска корпоративной рассылки и самого письма:

Не все сотрудники подписаны на рассылки, поэтому в сценарии используется блок “обязательный емейл”, благодаря чему каждый адресат получит письмо.

Серии писем в корпоративных рассылках: улучшаем командный результат

Кроме развлечения, информирования и сплочения команды, корпоративные рассылки могут решать и другие важные задачи. В частности, создавать здоровую конкуренцию и мотивировать сотрудников с большим усердием относиться к своей работе и показывать максимальный результат.

Например, сеть турагентств провела конкурс среди сотрудников и руководителей подразделений, главными призами в котором были поездка в Нью-Йорк и тур в Турцию.

Согласитесь, за такой бонус стоило побороться!

Механика конкурса

Для получения главного приза нужно показать лучший результат по двум показателям:

  • Продажи двухнедельных туров;
  • Доля продаж luxury отелей.

Менеджер, победивший в обоих номинациях, получает недельный тур в Турцию, а руководитель агентства – поездку в Нью-Йорк. Если руководитель достигнет лучших показателей самостоятельно, он может получить оба приза. Поэтому каждый заинтересован в достижении максимального личного результата, а руководитель мотивирован помогать своим подопечным в покорении новых высот.

От идеи к воплощению

Чтоб донести идею конкурса до всех потенциальных участников и поддерживать мотивацию и волю к победе на стабильно высоком уровне, была создана серия писем.

Всего было создано 4 шаблона:

  • Информационное письмо от руководителя с анонсом акции
  • Письмо от директора по маркетингу с промежуточными итогами
  • Письмо от координатора соревнований с напоминанием и дополнительной порцией мотивации
  • Письмо от генерального директора с итогами соревнований.

Во второе и третье письма подставлялись данные с личными результатами менеджера и его команды по двум показателям, в зависимости от этого менялся контент сообщений:

Ниже приводятся примеры писем из этой цепочки:

Первое сообщение с темой «Поздравляю, ты выиграл поездку в Турцию!» отправлялось от генерального директора сети турагентств.

Письмо с такой темой невозможно не открыть!  Личное обращение в рассылке руководителя к сотруднику сети – это еще один способ дать почувствовать каждому причастность к команде, важность своего вклада в дело компании и поверить в свои силы и реальную возможность победы.  Фишка письма – перечень простых и выполнимых шагов, которые помогут добиться повышения показателей:

Второе сообщение – от директора по маркетингу, и в нем – подведение промежуточных итогов и дополнительные рекомендации для улучшения результата:

Третье сообщение с темой “Как думаешь, кто платит тебе и мне зарплату” – от координатора акции. Уже сама тема заставляет сотрудника мобилизовать все свои силы. В письме содержится призыв поднажать для улучшения результата:

Четвертое сообщение – объявление победителей и результатов. Положительный момент такого письма в том, что все сотрудники увидели, какой результат может принести победу, и что он достижим.

Такие корпоративные соревнования, анонсируемые и поддерживаемые с помощью емейл рассылок, позволяют добиться максимума и повысить продуктивность работы команды.

Рассылки для оптимизации бизнес-процессов в компании

Емейл рассылки можно интегрировать в рабочие процессы – письма, информирующие о появлении новых заказов, заявок и обращений клиентов помогут менеджерам быстрее отреагировать на эти события, а руководству – проконтролировать факт принятия задач в работу и оценить время реакции сотрудников, что позволит объективно определить KPI и справедливо мотивировать лучших.

Такую систему работы успешно внедрила компания АТЛ. Для этого создавались две триггерные цепочки:

  • “У вас новый заказ”;
  • “Запрос на обратный звонок”.

Триггерная серия уведомлений о заказе запускается следующим сценарием:

Как только в систему поступает новый заказ, отправляется письмо и пуш уведомление в тот филиал и именно тому сотруднику, который будет отвечать за его оформление и своевременное выполнение.

Через полчаса факт прочтения письма проверяется, и если менеджер его все еще не открыл, то аналогичное сообщение отправляется его руководителю. И этот факт должен мотивировать сотрудника регулярно проверять почту и оперативно реагировать на появление задач.

Руководству же такая система уведомлений помогает увидеть результативность работы подчиненных.

О запросе на обратный звонок менеджеру по работе с клиентами тоже отправляется емейл и пуш. В данном случае используется такой мультиканальный сценарий:

Есть и другие примеры корпоративных рассылок, помогающих подразделениям наладить взаимодействие и улучшить рабочие процессы, об этом можно почитать в нашей статье, посвященной мультиканальным триггерным цепочкам для сотрудников и тому, как они стали эффективным инструментом повышения качества обслуживания.

Шаблоны писем для HR-менеджеров: как сделать привлекательную рассылку

Информационное письмо о новом сотруднике образец

Итак, вы менеджер по персоналу в поисках подходящего шаблона, чтобы сэкономить время? Как говорят в Одессе, их есть у нас. А еще есть полезные советы по дизайну и контенту электронных писем.

Что бы вы ни делали – приветствуете нового сотрудника, сообщаете команде какие-то новости… – вы тратите много времени, если создаете письмо с нуля.

Stripo предлагает несколько готовых шаблонов специально для HR, с которыми вы существенно сэкономите время. Общайтесь с сотрудниками проще и намного быстрее. Редактируйте контент наших шаблонов и отправляйте их новым кандидатам прямо сейчас.

Мы предлагаем базовые шаблоны, которые нужны каждому HR-менеджеру:

1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день

Как менеджер по персоналу вы безусловно хотите, чтобы всем членам вашей команды было комфортно работать.

Поэтому приветственное письмо, отправленное за несколько дней до первого рабочего дня или прямо в этот день, поможет новому сотруднику познакомиться с руководством или с людьми, с которыми он будет часто общаться.

Будет очень кстати, если вы также поделитесь их контактной информацией.

Не забудьте добавить их фото.

Новые сотрудники оценят вашу заботу по достоинству – это поможет им избежать неловких ситуаций, когда они по ошибке заговорят не с теми людьми :)

Используйте этот шаблон

Помню, когда я только присоединилась к своей нынешней команде и получила такое письмо от HR – было очень полезно прочитать “корпоративную википедию” с основной информацией о компании: ключевые события, цели и статистика, основные партнеры и конкуренты нашей команды.

Отправьте новым сотрудникам эту информацию в приветственном письме.

Вы также можете добавить информацию о курсах, которые они пройдут после прохождения испытательного срока.

2. Сообщение о новом сотруднике

Каким бы большим не был ваш офис, сообщите всем, что к вашей команде присоединился новый сотрудник, и укажите, когда он придет.

Обязательно добавьте фото этого человека.

Используйте этот шаблон

Здесь стоит перечислить его основные обязанности и указать контактную информацию, чтобы все сотрудники знали, какие вопросы им нужно будет обсудить с новым человеком.

Мы также добавили в HR-шаблон “Сообщение о новом сотруднике” специальный раздел, где новый сотрудник может самостоятельно представиться и поприветствовать команду. Человек может быть слишком застенчивым или слишком занятым, чтобы лично сказать каждому “привет”. Пусть он сделает это при помощи электронной почты :)

3. Вежливое напоминание о важных событиях

Бывает, что сотрудники в курсе важных событий компании, но при этом они слишком заняты, чтобы постоянно держать все это дело в голове.

Вы окажете им любезность, напомнив о важных событиях.

В нашей компании HR-менеджеры напоминают нам о днях рождения членов команды, еженедельных и ежемесячных встречах, праздниках и т.д. И мы никогда не забываем позвонить коллегам, чтобы поздравить с днем рождения. Это, безусловно, позитивно влияет на атмосферу в нашей команде.

Используйте этот шаблон

Неважно, что это за событие – вечеринка по случаю дня рождения, на которой вы все собираетесь, чтобы сказать приятные слова именинникам, или встреча с клиентами – обязательно используйте кнопку “Добавить в календарь”. Вы можете назвать ее как хотите. Кнопка “Да, я в курсе”, которую мы использовали в этом шаблоне, лучше всего соответствовала текущей ситуации.

Обязательно подключите эту кнопку к Google или iCalendar, если вы хотите, чтобы никто из сотрудников не забыл ;)

Вы также можете самостоятельно создать HR-письмо с нуля. Если это ваш случай – прочитайте информацию ниже.

Типы писем для HR и их контент

По сути, все письма, которые отправляют HR-менеджеры, можно разделить на две категории:

  • Внешние письма – те, которые отправляются кандидатам;
  • Внутренние письма – отправляются сотрудникам.

Внешние письма

Как специалисту по персоналу вам приходится отправлять тысячи писем потенциальным кандидатам, прежде чем они присоединятся к вашей команде.

1. Предложение работы

Вам нужно связаться с новым кандидатом?

Здесь следует сосредоточиться на проекте, который вы предлагаете вниманию кандидата.

Вы можете описать преимущества работы в вашей команде.

Если вы хотите добавить маркированные списки, чтобы облегчить восприятие письма, найдите их в настройках текста — это на панели инструментов прямо над шаблоном, с которым вы работаете.

Чтобы активировать список, вам нужно кликнуть по нужному раздел текста в шаблоне.

2. Письмо-подтверждение о собеседовании

Кандидат принял ваше предложение о работе и даже успешно справился с тестовым заданием?

Вы позвонили этому человеку, чтобы договориться о дате собеседовании. Теперь вам нужно отправить письмо с подтверждением.

Как и в любом письме-подтверждении встречи, вам нужно сделать акцент на дату, время и место.

Если это онлайн-митинг, укажите, что вы предоставите кандидату ссылку за час до встречи. Если вы используете одну и ту же ссылку для всех собеседований, можно указать ее в письме с подтверждением интервью.

Если это встреча состоится офлайн, есть смысл добавить в футер письма карту с местоположением вашего офиса.

3. Представление коллег по команде

Интервью прошло успешно, и новый кандидат собирается присоединиться к вашей команде?

Теперь пришло время поприветствовать нового сотрудника, представить всех членов команды, рассказать о планах и стратегии компании. Вы можете использовать готовый шаблон “Первый рабочий день”.

Внутренние письма

Что касается внутренних писем, мы не будем останавливаться на их контенте, так как уже говорили об этом в предыдущем посте “Как создать внутреннюю рассылку для сотрудников компании”.

Поэтому лучше поговорим о некоторых требованиях к дизайну всех корпоративных рассылок.

Обязательные элементы в письмах от HR-специалистов

Какое бы письмо вы не создавали, внутреннее для сотрудников или офер для кандидатов — следующие элементы являются обязательными и делают ваши письма более профессиональными.

1. Корпоративный хедер

Разумеется, все корпоративные письма для внутреннего и внешнего использования обязательно должны содержать логотип компании.

При желании хедер можно сделать чем-то большим, чем просто лого. Например, наши друзья из eSputnik помещают лого поверх изображения и дублируют тему письма прямо под логотипом.

Обращаясь к кандидатам, всегда используйте один и тот же логотип. Но при отправке внутренних рассылок сотрудникам хедеры можно разнообразить.

2. Подпись

Зачем добавлять подпись, если все получатели и так отлично знают, с кем они общаются?

Во-первых, это жест вежливости и общее правило деловой переписки, к которой относится и ваше HR-письмо.

Во-вторых, подпись позволяет кандидату или вашим коллегам по команде связаться с вами при необходимости любым удобным им способом.

Что должно быть в хорошей подписи HR-письма:

Ваше имя

Обязательно укажите свое имя. Это понадобится кандидатам и новым сотрудникам, чтобы знать, как обращаться к вам при личном общении.

Что касается внутренних писем для сотрудников, указание вашего имени — это скорее жест вежливости.

Контактная информация

Людям может понадобиться связаться с вами удобным способом, чтобы обсудить некоторые вопросы. Предоставьте им такую возможность. Это особенно важно, когда вы переходите на новую страницу в LinkedIn или начинаете использовать новый канал в соцсетях чаще, чем предыдущий.

Если у вас есть корпоративный телефон, который сотрудники могут использовать для связи с вами, обязательно добавьте его в подпись.

Фото

Это необязательный элемент. Но всегда приятно “видеть” человека, с которым общаешься.

Экономьте время, создавая HR-письма в Stripo

Те HR-менеджеры, которые предпочитают создавать письма самостоятельно, а не использовать уже готовые шаблоны, тоже могут сэкономить время. Как?

Сохраняйте наиболее часто используемые модули или целые письма.

Обращаясь к новым кандидатам или отправляя ежемесячные отчеты сотрудникам, вы просто вносите небольшие изменения в шаблон — нет необходимости работать со структурой, хедером, футером, контактной информацией и т.д.

Тема письма

Все темы писем должны быть четкими. Получатели должны понять с первого взгляда, о чем письмо.

Примеры хороших тем писем:

  • Встречайте Андреа!;
  • Напоминание о дне рождения Джульетты;
  • Джейсон покидает нашу команду. Поспешите завершить общие задачи;
  • Кейт переезжает в другой офис;
  • Голосование: выбираем дату корпоративного праздника;
  • Рождественская вечеринка состоится…;
  • Ежемесячные отчеты за МЕСЯЦ;
  • Еженедельный митинг начнется через 20 минут.

В завершение

Выберете ли вы наши готовые шаблоны или вы решили создать свои с нуля — в любом случае придерживайтесь основных рекомендаций:

  • Указывайте имя отправителя;
  • Придерживайтесь корпоративного стиля. Речь не только о дизайне, но и о стиле общения;
  • Отправляйте внутренние письма регулярно.

Образцы информационных писем

Информационное письмо о новом сотруднике образец

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(12 4,42 из 5)
Загрузка…

Советы юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: